Офис-менеджер (помощник руководителя)

Обязанности:

• Ведение документооборота в 1С;
• Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю;
• Составление писем, организационно-распорядительных документов, запросов, отчетов и прочих документов, необходимых для руководителя;
• Ведение входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, учет, хранение, архивирование документов и перераспределение внутри организации входящих документов по назначению.
• Полная организация, контроль и поддержка работы офиса - (организация рабочих мест, канцелярии);
• Контроль документооборота - корреспонденция, договора;
• Составление внутренних отчетов (расходы на почту, курьерские службы, канцелярия и т.д.);
• Работа с оргтехникой (печать, копирование сканирование);
• Прием входящих звонков, деловая переписка;
• Оформление почтовой корреспонденции, отправка, ведение реестров;
• Обеспечение бесперебойного функционирования офиса (заказ канцелярских, продовольственных и хозяйственных товаров)
• Встреча гостей, чай/кофе.
• Протоколирование внутренних совещаний
• Помощь в организации мероприятий (корпоративные подарки партнерам, корпоративы, дни рождения).
• Заказ пропусков в здание офиса.
• Организация поездок сотрудников (бронирование билетов на поезд/ самолёт, бронирование номеров в гостинице).
• Аренда квартир, заключение договоров, контроль своевременной оплаты
• Контроль пополнения топливных карт, Мегафон
• Отслеживание автомобильных штрафов, контроль за оплатой
• Страховка автомобилей, отслеживание сроков
• Сканирование и рассылка контрагентам бухгалтерских документов

Требования:

• высшее образование;
• опыт работы офис-менеджером, секретарем, либо личным помощником руководителя;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенный пользователь ПК (Microsoft Office, Google Docs, почтовые приложения), как преимущество работа с 1с Документооборот;
• умение пользоваться офисной оргтехникой;
• личные качества: активная жизненная позиция, энергичность, ответственность, пунктуальность, умение грамотно расставлять приоритеты в режиме многозадачности

Условия:

• официальное оформление по ТК РФ; на декретную ставку (ориентировочный срок декрета до 01.05.2025)
• стабильная выплата заработной платы - 2 раза в месяц;
• график работы 5/2, нормированный рабочий день (с 9.00 до 18.00);

• удобное расположение офиса в шаговой доступности от м. Динамо/ ЦСКА, г. Москва, Ленинградский пр-кт, д. 37, БЦ Аэродом, 10 этаж