Бизнес ассистент

Чем предстоит заниматься:

• Администрировать персональный календарь руководителя (организация встреч, приема гостей, своевременный контроль качества повестки совещаний и материалов.
• Обеспечение подготовки руководителя к встречам (собирать и анализировать материалы и тезисы ко встречам).
• Travel-поддержка руководителя (полное сопровождение деловых поездок руководителя, включая разработку логистики, оформления проездных документов, размещения, трансферов, бронирования билетов, отелей, сопровождение и контроль формирования программы командировки, назначение исполняющих обязанностей на период командировки руководителя). Осуществлять паспортно-визового обеспечение руководителя;
• Осуществлять организацию проведения телефонных переговоров, ВКС, распределять поступающие звонки;
• Контроль процессов делопроизводства приемной руководителя, обеспечение соблюдения порядка работы делопроизводства подразделения.
• Административное сопровождение официального почтового ящика подразделения и ведение информационного ресурса Секретариата.
• Эффективная коммуникация с подразделениями с целью создания единого информационного поля, доведения указаний и контроль их выполнения, сбор обратной связи).
• Формирование и ведение графика отпуска руководителя, назначение исполняющих обязанностей на период отпуска.
• Работа в таких программах как Outlook, СЭД TESSA, СЭД Lotus, SAP HR, MS Office, travel-click, continent express.

Требования:

• Высшее образование;
• Опыт работы на аналогичных позициях от 3-х лет с должностями уровня топ-менеджмента/опыт взаимодействия с собственниками крупного бизнеса;
• Проактивность, стрессоустойчивость, комплексное мышление, развитый кругозор.
• Умение работать в режиме многозадачности и в условиях сжатых сроков.
• Умение вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня и сферы деятельности.
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание английского языка (уровень intermediate);
• Навыки аналитической работы, навыки работы с большим объемом информации.
• Работа с системами электронного документооборота и ПО (MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook, СЭД).

Мы предлагаем:

• Достойную заработную плату, годовую премию по результатам работы, дополнительные премии за особые достижения;
• Качественную программу ДМС со стоматологией с первого месяца работы;
• Перспектива быстрого профессионального роста, возможность обучения внутри компании (корпоративная библиотека, участие во внутренних тренингах);
• Пятидневная рабочая неделя, офис в центре города;
• Уровень заработной платы обсуждается по итогам собеседования.