Заведующий канцелярией

Обязанности:

• организует работу канцелярии в приемной руководителя Агентства;
• обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
• осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
• организует представление информации по запросам специалистов Агентства, КГКУ и иных заявителей о документообороте в Агентстве и КГКУ;
• осуществляет контроль за соблюдением государственными гражданскими служащими структурного подразделения сроков выполнения указаний и поручений руководителя по поступившим документам, за прохождением документов, за сроками их исполнения;
• организует прием от структурных подразделений Агентства документов, внесение данных в журнал регистрации исходящих документов (содержание документа, дата, исполнитель, кому адресован документ, количество приложений), оформление в установленном порядке и направление адресату;
• обеспечивает сохранение конфиденциальности сведений, находящихся в документах секретариата;
• организует прием посетителей, консультации обратившихся в приемную, переадресация их конкретным исполнителям;
• организует проведение телефонных переговоров руководителя Агентства, запись информации, полученной в его отсутствие, и доведение ее содержания до его сведения; передачу и получение информации по различным каналам связи (факс, e-mail), а также телефонограмм, своевременное доведение до сведения руководителя полученной информации;
• осуществляет регистрации приказов руководителя Агентства и директора КГКУ;

• обеспечивает печатание и размножение служебных документов;

• обеспечивает надлежащее состояние компьютера, соблюдение правил техники безопасности, пожарной безопасности;

• следит за обеспечением руководителя Агентства канцелярскими принадлежностями, справочными материалами, создает условия, способствующие его эффективной работе;

• выполняет иные поручения, в пределах своей компетенции, определяемых руководителем;

• обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

• проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну и персональных данных работников;

• исполняет в отсутствие ведущего специалиста Агентства его обязанностей в полном объеме.

Требования:

• исполнительность;
• коммуникабельность;
• умение работать с документами;
• умение работать в команде;
• знание ПК;
• ответственность;
• этика делового общения.

Условия:

• рабочий день пн-пт: с 09-00 до 18-00, обед с 13-00 до 14-00, сб., вс - выходной.