Помощник проректора

Обязанности:

1. Планирование рабочего времени проректора:

Составление и корректировка расписания (на день, неделю, месяц);

Организация встреч, телефонных переговоров, мероприятий с сотрудниками и партнёрами;

Сопровождение проректора на мероприятиях, напоминание о регламенте;

2. Работа с посетителями:

Встреча гостей, ведение журнала учёта, оформление пропусков;

Организация переговорных комнат, сервировка чайного/кофейного стола;

Приём и распределение документов от посетителей;

3. Контроль исполнения решений:

Документальное оформление поручений проректора;

Мониторинг сроков выполнения задач, подготовка отчётов об исполнении;

Информирование сотрудников о решениях руководства;

4. Документооборот:

Составление проектов приказов, служебных записок, аналитических справок;

Печать, копирование и рассылка документов;

Контроль подписания/утверждения документов;

5. Информационное взаимодействие:

Координация обмена данными между подразделениями университета;

Организация собраний, информирование сотрудников о мероприятиях;

Передача обращений сотрудников проректору;

6. Аналитическая работа:

Сбор и систематизация информации для подготовки докладов, обзоров, справок;

Написание аналитических материалов с выводами и рекомендациями;

Использование внешних источников (библиотеки, базы данных, интернет-ресурсы).

Требования:

• Высшее образование (финансы, экономика, юриспруденция). Дополнительное профессиональное образование по профилю деятельности (секретарь-референт, делопроизводитель, помощник руководителя);

• Обязателен опыт работы секретарем, секретарем-референтом, помощником руководителя от 3 лет (в образовательных учреждениях, административных структурах, крупных компаниях).

Профессиональные навыки:

• Уверенное владение офисными программами (Word, Excel, PowerPoint), системами электронного документооборота, периферийной оргтехникой;

• Знание правил делопроизводства, оформления управленческой документации (приказы, служебные записки, аналитические справки);

• Опыт работы с бюджетными процессами и финансовой отчетностью, опыт договорной работы;

• Умение планировать рабочее время руководителя, организовывать встречи и контролировать исполнение поручений;

• Навыки анализа информации, подготовки презентаций, отчётов и докладов;

• Опыт работы с базами данных, информационно-справочными системами.

Личные качества:

• Высокий уровень самоорганизации, внимательность к деталям;
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость;
• Способность работать с конфиденциальной информацией;
• Готовность к оперативному решению задач в условиях многозадачности;
• Высокий уровень грамотности, этики делового общения.

Условия:

• График работы 5/2 с 9:00-17:30;
• Работа в уютном офисе, оборудованном всем необходимым для продуктивной работы;

• Скидки на курсы повышения квалификации и переподготовки от СПбПУ.

• Скидки для детей сотрудников на подготовительные курсы для абитуриентов;

• Современный информационно -библиотечный комплекс, доступ к библиотечным ресурсам и научным базам данным;

• Спортивный комплекс с бассейном и различными спортивными секциями (волейбол, баскетбол, бокс, йога, скандинавская ходьба и др.) для работников и их семей;

• Корпоративные мероприятия, открытые лекции, встречи с известными людьми, базы отдыха в Ленинградской области и на Черноморском побережье, материальная помощь при необходимости.