Специалист управления делами

Обязанности:

• приём и учёт полученной корреспонденции, систематизирование и распределение по структурным подразделениям внутри компании;
• обработка и регистрация входящих документов, поступивших от физических и юридических лиц, входящей судебной корреспонденции ;
• осуществление сканирования входящей корреспонденции в системе СЭД «Директум» и передача оригиналов документов исполнителям;
• проверка правильности оформления, наличие необходимых реквизитов на документах, предоставленных на подпись, а также наличие приложений, указанных в документах;
• обработка исходящей корреспонденции (сортировка, адресование и конвертирование);
• ежемесячная подготовка и отправка счетов, счетов-фактур для юридических лиц;
• сбор и отправка документов с водителем-курьером по территориально отдаленным офисам компании;
• ведение реестров по отправке простой и заказной корреспонденции для АО «Почта России»;
• сканирование реестров с подтверждением АО «Почта России» даты отправки заказной и простой корреспонденции;
• отправка документов и посылок экспресс-почтой для ускорения сроков доставки документов;
• обработка и распределение по структурным подразделениям компании почтовых уведомлений о вручении/возврате заказных писем физическим и юридическим лицам, предоставленными АО «Почта России»;
• получение ценных писем с отделения почтовой связи;
• сверка и передача первичной документации в отдел бухгалтерии и налогового учета.
• заполнение отчетов учета фактических расходов (регион-курьер, экспресс-почта);
• подготовка отчета об исполнении бюджета по направлению деятельности по кварталам и за год.

Требования:

• высшее либо среднее профессиональное образование;
• опыт работы от 1 года;
• знания делопроизводства (документирование, документооборот);

• уверенное владение MS Office (Word, Excel), СЭД «Директум» - желательно.

Условия:

• трудоустройство по ТК РФ;
• график работы 5/2 с 8-00 до 17-00 час.;
• своевременная выплата заработной платы 2 раза в месяц;
• квартальная премия по результатам работы;
• ежегодная индексация заработной платы;
• доплата за непрерывный стаж работы;
• материальная помощь к отпуску;
• ДМС после испытательного срока с широким набором медицинских услуг;
• подарки детям работников к Новому году, компенсация оплаты летнего отдыха в детских лагерях.