Помощник руководителя

Обязанности:

• Комплекс мероприятий по сопровождению административно-распорядительной деятельности руководителя (вести рабочий график; организовывать встречи, обеспечивать подготовку материалов к совещаниям, контролировать ход и сроки исполнения поручений руководителя и решений совещаний, информировать руководителя о статусе исполнения поручений, о переносах сроков исполнения поручений и их причинах; принимать необходимые меры для своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе поступивших в адрес руководителя; своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по всем имеющимся каналам связи; организовывать проведение телефонных переговоров, ВКС, принимать информацию в адрес руководителя; готовить документы и материалы, необходимые для его оперативной работы, получать и предоставлять ему запрашиваемую информацию, не допускать ошибок в подготавливаемых документах).
• Обеспечивать документооборот между руководителем и структурными подразделениями (принимать, фиксировать, передавать на рассмотрение документы, возвращать неверно оформленные на доработку; уточнять и информировать о сроках подписания документов; оформлять и обрабатывать документы, поступающие на имя руководителя через 1С:ДО, по указанию руководителя вносить в 1С:ДО резолюции, поручения, направлять документы на исполнение, контролировать своевременность принятия документов сотрудниками для исполнения, отслеживать ход исполнения и осуществлять контроль исполнительской дисциплины; оперативно извещать руководителей структурных подразделений и должностных лиц о ходе рассмотрения документов и принятых руководителем решениях).
• Организовывать подготовку служебных командировок руководителя (оформлять и обеспечивать согласование документов в программе 1С:ДО, приобретение билетов, бронирование гостиниц; оформлять авансовые отчеты по завершении командировки).
• Осуществлять работу, связанную с посетителями руководителя (формировать заявки на оформление пропусков; обеспечивать встречу, прием посетителей руководителем и организацию кофе-брейков).
• Организовывать функциональное пространство приемной.
• Соблюдать строгую конфиденциальность в части содержания проходящих через руководителя документов и любой информации.

Требования:

• Высшее образование.
• Релевантный опыт работы от 3-х лет личным помощником/ассистентом руководителей крупных холдинговых компаний на уровне топ-менеджмента.
• Знание английского языка (разговорный уровень) обязательно.
• Умение работать в системах электронного документооборота. Опыт работы в 1С:Документооборот будет являться преимуществом.
• Уверенный пользователь MS Office (отличное знание Microsoft PowerPoint).

• Образованность, грамотная устная и письменная речь, знание норм делового этикета.

• Умение оперативно работать в режиме многозадачности, адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды.

• Внимание к деталям, педантичность в работе с документами. Корректное обращение с конфиденциальной информацией.

• Способность самостоятельно расставлять приоритеты при решении задач, оптимально распределять время и рабочую нагрузку.

Условия:

• Место работы: Санкт-Петербург, Московский проспект, дом 151, корп.2 (станция метро "Электросила").
• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом РФ, полностью белая заработная плата.
• Социальный пакет (ДМС, включая стоматологию и госпитализацию).
• Пятидневная рабочая неделя (с 9.00 до 18.00). В пятницу – сокращенный день на 1 час 15 минут, перерыв на обед 45 минут.