Начальник отдела делопроизводства и документооборота

ООО «ЭКО-БЛОК №345» – оказывает полный цикл услуг по проектированию и строительству сооружений водоподготовки и очистки сточных вод, а также поставке и монтажу целого ряда оборудования в области промышленной водоподготовки и очистки сточных вод. Работа по госконтрактам, ГОЗ. Мы предлагаем стабильную заработную плату, социальные гарантии, комфортные условия труда и дружелюбную атмосферу в коллективе. Присоединяйся к нам и стань частью команды!

Обязанности:

• Формирование технических заданий на развитие функционала системы электронного документооборота организации и организация внедрения ЭДО;
• Регулярный аудит бизнес-процессов документооборота организации и внедрение предложений по оптимизации;
• Организация архивной работы в организации, в т.ч. ежегодное формирование номенклатуры дел;
• Обучение работников предприятия правилам работы с документами и их оформления;
• Оптимизация и регламентация процессов документооборота (подготовка инструкций, регламентов, правил по делопроизводству и архивному хранению документов);
• Организация работы с входящей / исходящей корреспонденцией (контроль получения / отправки, регистрация, формирование маршрутов движения документов);
• Организация процесса оформления, подписания и контроля возврата оригиналов договорных документов;
• Ведение договоров по направлению деятельности отдела, в т.ч. договоров аренды офисных помещений, организация процесса оплаты счетов в соответствии с договорными условиями, бюджетирование, работа с договорами, отчетность.
• Фиксация и контроль поручений руководства в системе ЭДО, формирование сводной отчетности по поручениям руководства;
• Исполнение поручений вышестоящего руководителя (готовность работать "руками", в т.ч. самостоятельно составлять некоторые документы, пояснительные записки, справки, искать документы по запросу);
• Разработка планов отдела и контроль их исполнения. Контроль исполнительской дисциплины работников отдела;
• Ведение внутренней и внешней деловой переписки;
• Протоколирование;
• Организация нотариальных действий.

Требования:

• Высшее образование;
• Знание документооборота, делопроизводства, первичных документов;
• Навыки организации и опыт внедрения автоматизированных решений ЭДО;
• Опыт оптимизации процессов и их регламентации;
• Умение работать с большим массивом данных;
• Знание порядка составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения. Знание сроков и порядка сдачи дел в архив;
• Опыт управления коллективом;
• Знание системы организации контроля за исполнением документов.

Условия:

• Работа в успешно развивающейся компании;
• Оформление по ТК с первого дня работы, выплата зп два раза в месяц, без задержек;
• Премирование по итогам года в зависимости от достигнутых результатов;
• График работы 5/2, с 9.00 до 17.30;
• Удобное транспортное расположение и комфортный офис по адресу: г. Балашиха, Проспект Ленина, д. 25, деловой центр East Gate;
• Материальная помощь сотрудникам, подарки сотрудникам и детям на Новый год и др.