Личный помощник руководителя

Обязанности:

• Прием, обработка и распределение входящей корреспонденции и документации по структурным подразделениям, ведение учёта и обеспечение надлежащего хранения документов.
• Организация документооборота: составление и ведение реестров, подготовка отчётов, оформление форм, составление ответов на официальные запросы, сканирование, копирование и рассылка документов, формирование и ведение архива.
• Организационно-техническое обеспечение мероприятий различного формата: совещаний, деловых встреч, онлайн-конференций, корпоративных мероприятий, включая подготовку помещений, оборудования и необходимых материалов.
• Оперативный поиск, систематизация и аналитическая обработка информации по запросам руководителя с использованием различных источников.
• Обеспечение взаимодействия между руководителем и подразделениями компании: своевременное информирование о поручениях руководителя и контроль исполнения поставленных задач.
• Выполнение личных поручений руководителя, в том числе организация деловых и личных поездок (бронирование авиабилетов и отелей, оформление виз и иных необходимых документов).
• Поиск и привлечение специалистов в различных областях (тренеры, специалисты по онлайн-обучению, домашний персонал) в соответствии с потребностями руководителя.
• Административное сопровождение личных проектов руководителя: оплата коммунальных услуг и интернет-соединения по объектам недвижимости, передача показаний приборов учёта, ведение переговоров с арендаторами и решение текущих вопросов, учёт платежей по инвестиционным проектам, ведение таблиц учёта и систематизация информации.
• Взаимодействие с партнёрскими офисами за рубежом (Дубай, Сербия, Черногория): координация вопросов и учёт платежей по объектам.

Требования:

• Уверенное владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя.
• Знание и практическое применение офисных программ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), умение оперативно находить и анализировать информацию в сети Интернет.
• Опыт использования онлайн-сервисов и инструментов на базе искусственного интеллекта является преимуществом.
• Высокие организационные и коммуникативные навыки, внимательность к деталям, ответственность и исполнительность.
• Знание английского языка на уровне Intermediate (B1) и выше (является преимуществом)

Условия:

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00, перерыв на обед – 1 час.
• Гарантированная и своевременная выплата заработной платы в установленные сроки.
• Оплата листов временной нетрудоспособности (больничных).
• Ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.
• Оформление трудовых отношений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ).