Архивист

Обязанности:

• Организация хранения и обеспечение сохранности документов, переданных на архивное хранение;
• Прием и регистрация поступивших на хранение от структурных подразделений документов на постоянное и временное архивное хранение;
• Координация и сопровождение процедуры получения документов, находящихся на госхранении в ГБУ ЦГА Москвы;
• Методическая поддержка по формированию и оформлению документов, передаваемых на хранение в архивохранилище Учреждения;
• Проверка правильности формирования и оформления документов, переданных на архивное хранение;
• Работа с номенклатурой дел Учреждения в части формирования ежегодной итоговой записи о категориях и количестве дел, заведенных в Учреждении за прошедший год;
• Шифрование единиц хранения, систематизация и размещение дел в архивохранилище, ведение их учета;
• Подготовка сводных описей единиц постоянного и временного сроков хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
• Ведение работы по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивающий удобный и быстрый поиск;
• Участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
• Организация, участие и контроль в мероприятиях по учету и розыске необнаруженных дел в структурных подразделениях;
• Контроль за состоянием архивных документов, соблюдением нормативных условий и режимов хранения документов в архивохранилище Учреждения;
• Участие в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива Учреждения;
• Контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
• Взаимодействие с ГБУ ЦГА Москвы по вопросам документов с истекшим сроком хранения;
• Взаимодействие с ГАРФ по вопросам хранения документов.

Необходимо знать:

• Законодательные нормативные правовые акты, локальные нормативные акты, необходимые в профессиональной деятельности;
• Знание градостроительной тематики (приоритет), основ делопроизводства для достижения успехов в профессиональной деятельности;
• Знание методов организации и обеспечения сохранности архивного фонда;
• Умение анализировать, систематизировать и классифицировать архивные материалы, а также обеспечивать доступность для заинтересованных лиц.
• Умение составлять и оформлять документы в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления; применять государственные и международные стандарты по работе с документацией;
• Знание Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом ФАА от 31.07.2023 №77;

Владение программами:

• уверенный пользователь ПК (MS Office (Word, Excel, Outlook, Internet), 1С Документооборот на уровне продвинутого пользователя.

Личные качества:

• внимательность собранность ,аккуратность, ответственность:
• системность в работе;
• умение структурировать информацию;
• деловая коммуникация;
• навык командной работы.