Руководитель секретариата

Знание — просветительская организация, которая проводит мероприятия для молодежи по всей России: организует выступления выдающихся людей из сфер науки, истории, культуры и искусства, проводит научные баттлы, конкурсы и викторины, снимает фильмы и помогает лекторам найти свою аудиторию.

Сегодня мы в поиске ответственного и профессионального Руководителя секретариата, которому предстоит:

• Управлять командой и заниматься организацией работы секретариата;
• Формировать и развивать команду из 20 ассистентов, распределять зоны ответственности;
• Внедрять единые стандарты документооборота, коммуникации и обслуживания руководителей;
• Контролировать исполнительскую дисциплину, своевременность и качество выполнения задач;
• Проводить регулярные планёрки, встречи с сотрудниками, оценку эффективности их работы;
• Оптимизировать процессы и участвовать в их цифровизации;
• Анализировать и настраивать рабочие процессы для повышения эффективности (в т.ч. через автоматизацию);
• Разрабатывать регламенты, инструкции и чек-листы для стандартизации работы;
• Обеспечивать достижение KPI;
• Осуществлять мониторинг выполнения показателей, подготовку аналитических отчётов для руководства;
• Взаимодействовать с топ-менеджментом;
• Координировать графики первых лиц, организовывать совещания и командировки;
• Осуществлять фильтрацию и приоритезацию входящих запросов к руководству;
• Контролировать конфиденциальность информации;
• Заниматься обучением сотрудников (hard & soft skills);
• Заниматься разрешением конфликтных ситуаций, созданием позитивной рабочей атмосферы;
• Гибко реагировать на нестандартные запросы руководства.

У нашего идеального кандидата есть:

• Релевантный опыт работы не менее 3–5 лет на административных или управленческих должностях (руководитель секретариата, начальник административного отдела и т. п.);
• Опыт управления командой ассистентов/секретарей (от 5 человек);
• Навыки организации работы офиса и контроля исполнительской дисциплины;
• Профессиональные знания и навыки: Отличное знание делопроизводства, документооборота и корпоративных стандартов;
• Умение оптимизировать процессы в секретариате (включая digital-инструменты);
• Навыки планирования и координации работы руководителей (графики, встречи, командировки);
• Опыт внедрения КПЭ (ключевых показателей эффективности);
• Лидерские качества – умение мотивировать, обучать и контролировать подчиненных;
• Организованность и многозадачность – способность работать в режиме высокой нагрузки;
• Проактивность – самостоятельное решение задач без постоянного контроля;
• Коммуникабельность и стрессоустойчивость – взаимодействие с топ-менеджментом и смежными отделами;
• Внимание к деталям – отсутствие ошибок в документах и организационных процессах;
• Бизнес-ориентированность: понимание ключевых показателей эффективности (КПЭ) компании и способность адаптировать работу секретариата под бизнес-цели;
• Гибкость – способность быстро адаптироваться к изменениям и пересматривать приоритеты.

«Знание» заботится о тебе:

• Уютный офис с бесплатным кофе и корпоративным кафе, где тебя всегда ждет что-то вкусное;
• ДМС со стоматологией после 3-х месяцев работы, врач и дни здоровья в офисе;
• Обучение: тренинги, мастер-классы, онлайн-курсы и другие ресурсы для развития;
• Карьерный рост с программой «Знание.Лидеры»;
• Яркая корпоративная жизнь: квизы, тимбилдинги дважды в год, спортивные команды по футболу и волейболу, волонтерские проекты, дни донора, летний проект «Каникулы в Знании» и новогодние праздники для детей сотрудников;
• Для твоей семьи – посещение наших мероприятий: кинопоказы, марафоны и встречи с известными лекторами;
• Отдых всей семьей со скидкой 20% в санаторно-курортном комплексе «Знание» в Сочи.