Секретарь (офис-менеджер)

Обязанности:

1. Административные задачи и клиентский сервис

• Прием и распределение входящих звонков, электронных писем, факсов; первичное консультирование клиентов.
• Организация встреч, переговоров, конференц-связи; ведение календаря руководителя и коллектива.
• Встреча гостей, обеспечение комфортного ожидания (кофе, вода, пресса).
• Поддержание порядка в переговорных комнатах и общих зонах офиса.
• Работа с курьерскими службами и почтой (отправка/прием документов, отслеживание доставки).

2. Управление офисом (офис-менеджмент)

• Контроль за расходом канцелярских товаров, офисной техники, хозяйственных принадлежностей; своевременная закупка.
• Организация обслуживания оргтехники, связи и IT-оборудования (координация с подрядчиками).

• Управление договорами с поставщиками (уборка, безопасность, аренда помещений).

• Составление графика дежурств сотрудников, контроль за соблюдением офисного регламента.

• Ведение учета расходов на офисные нужды, подготовка отчетов для бухгалтерии.

3. Поддержка руководителя

• Планирование графика руководителя: совещания, командировки, личные встречи.

• Организация бизнес-поездок: бронирование билетов, отелей, визовая поддержка, оформление командировочных документов.

• Подготовка презентаций, отчетов, докладов; сбор и анализ данных для принятия решений.

• Фильтрация и приоритезация входящей информации (письма, запросы, документы).

• Участие в совещаниях, составление протоколов, контроль выполнения поручений.

4. Работа с документами (юридическая специфика)

• Оформление юридической корреспонденции: договоры, акты, письма, запросы (соблюдение ГОСТ и корпоративного стиля).

• Ведение электронного и бумажного документооборота; регистрация входящей/исходящей документации.

• Подготовка шаблонов документов, внесение правок по указанию юристов или руководителя.

• Формирование архива: систематизация, шифрование, обеспечение конфиденциальности.

• Проверка реквизитов контрагентов, сверка подписей и печатей.

5. Дополнительные обязанности

• Поддержание корпоративной культуры: организация мероприятий, поздравление сотрудников.

• Мониторинг соблюдения требований по защите персональных данных (152-ФЗ) и GDPR (для международных случаев).

• Взаимодействие с HR-отделом: помощь в адаптации новых сотрудников, оформление пропусков.
• Резервное копирование важных данных, контроль за информационной безопасностью.

Требования:

• Знание MS Office (Word, Excel, PowerPoint), 1С, CRM-систем, электронной почты.
• Опыт работы с юридической документацией и нормативными актами (ГК РФ, АПК РФ и др.).
• Умение работать в режиме многозадачности, высокая стрессоустойчивость.
• Грамотная устная и письменная речь (русский язык); английский — уровень Intermediate+.
• Внимание к деталям, дисциплинированность, соблюдение деловой этики.

Условия:

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00;
• Офис расположен по адресу: г. Краснодар, ул. Монтажников, 1/4;
• Размер заработной платы обсуждается на собеседовании;
• Возможность профессионального и карьерного роста;
• Дружный и амбициозный коллектив;
• Современный и оборудованный офис.

Работа в офисе, УДАЛЕННЫЙ ФОРМАТ НЕ РАССМАТРИВАЕМ