Офис-менеджер / помощник руководителя

Издательский Дом Мещерякова ищет внимательного и ответственного офис-менеджера, готового к работе в режиме многозадачности. Ключевая задача - обеспечивать оперативную и эффективную хозяйственную, документационную и организационную поддержку издательства, создавая комфортную рабочую среду.

Обязанности:

• Составление шаблонных договоров, их согласование и учет в системе 1С;
• Подготовка и оформление актов выполненных работ/услуг;
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, оперативная сортировка и передача документов по отделам;
• Оформление документов, связанных с сертификацией книг, получением грифов и пр.;
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ, закупка и контроль запасов хозяйственных, канцелярских товаров, расходных материалов, воды, чая и сопутствующих товаров;
• Организация приема и распределения входящих звонков, встреча и прием посетителей;
• Обработка входящих запросов клиентов через корпоративный WhatsApp и Telegram;
• Контроль и координация работы курьера, сбор задач для курьера от сотрудников, составление маршрутного листа (отправка/получение документов, книг);
• Контроль и координация работы уборщицы;
• Решение текущих технических вопросов по офису (взаимодействие с арендодателем, сервисными службами);
• Еженедельное составление и ведение календаря совещаний и встреч руководителей;
• Выполнение служебных поручений руководителя;
• Помощь руководителю в подготовке отчетов и презентаций;

Требования:

• Опыт работы на позиции офис-менеджера, помощника руководителя, секретаря;
• Свободное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint) и 1С;
• Опыт составления договоров по шаблонам, ведения договорной базы. Понимание основ делопроизводства;
• Высокий уровень самоорганизации, мультизадачности, внимательности к деталям. Умение расставлять приоритеты и соблюдать дедлайны;
• Высокая обучаемость, готовность к быстрому освоению больших объемов информации;
• Ответственность, инициативность, исполнительность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, доброжелательность, умение работать как в команде, так и самостоятельно.

Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Стабильная "белая" заработная плата;
• Испытательный срок - 3 месяца;
• Офис в центре города (ст. метро Кропоткинская);
• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00 (возможна гибкость по договоренности);
• Возможности для профессионального развития и карьерного роста;
• Персональная скидка на покупку книг издательства.

Готовы рассмотреть кандидатов со смежным опытом. Вместе с откликом кратко расскажите о своем опыте и почему хотите присоединиться именно к нашей команде!