улица Маши Порываевой 11
Обеспечение документооборота приёмной руководителей (оформление документов в СЭД, сбор и рассылка по поручению руководителей отчетных, презентационных, аналитических материалов для совещаний и т.д.)
Организацию рабочего дня и встреч руководителей (ведение рабочего графика, организация телефонных переговоров, организация совещаний, подготовка документов и т.д.)
Полную организацию и обеспечение деловых командировок и поездок руководителей (оформление заявок на командировку, бронирование билетов, отелей и трансферов, составление графика командировки, оформление закрывающих документов, подбор и организация участия в конференциях и форумах и т.д.)
Протокольное сопровождение мероприятий с участием руководителей (составление списка участников и согласование рассадки, покупка подарков, буфетное обслуживание встреч и т.д.)
Осуществление контроля за выполнением сотрудниками поручений и указаний руководителей
Выполнение иных обеспечивающих функций (обеспечивать порядок в кабинете и приемной, контролировать наличие канцелярских принадлежностей, координировать работу водителей и т.д.)
Составление годового бюджета и осуществление оплаты по поступающим финансовым документам в рамках своей компетенции
Протокольное и техническое сопровождение заседаний Правления, Совета, заседаний Рабочих групп
Работу в системе для обеспечения проведения заседаний коллегиальных органов (МБорд) (организация заседаний в системе, техническая и административная поддержка и т.д.)
Ведение делопроизводства внутри самостоятельного структурного подразделения
Критерии для отбора
Высшее образование (любая специальность, предполагающая хорошие системные знания и базовый кругозор);
Опыт работы не менее 3 лет в области работы с руководителями высокого уровня (топ менеджмент).
Ключевые навыки:
- Успешный опыт работы с руководителями высокого уровня (опыт работы в банковских и финансовых организациях является преимуществом), опыт работы с несколькими руководителями является преимуществом)
- Знание на экспертном уровне полного объема функционала помощника руководителя;
- Опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД) на уровне уверенного пользователя;
- Умение организовывать/сопровождать мероприятия (встречи, совещания, командировки и т.д.);
- Владение навыками бюджетирования на уровне составления годового бюджета в рамках своей компетенции;
- Системное мышление, способность улучшать и оптимизировать существующий процесс, умение системно выполнять задачи в соответствии с утвержденным процессом;
- Знание делового этикета;
- Обязательное знание грамматики и стилистики русского языка, лексических, грамматических, композиционных правил деловой переписки и подготовки управленческих документов; правил написания терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений;
- Навыки ведения официальной и рабочей переписки на русском и английском языках;
- Развитые навыки делового общения, грамотная речь (устная и письменная)
- Умение и готовность работать в условиях высокой нагрузки и интенсивности;
- Умение оперативно принимать решения в сложных ситуациях;
- Понимание важности и соблюдение профессиональных этических стандартов ассистента руководителя;
- Личная эффективность, организованность, открытость к общению, адаптивность, работа в команде;
- Ориентация на развитие, желание много работать и решать интересные задачи.
Русский язык – уровень (C2);
Английский язык на уровне upper-intermediate/advanced (B1/B2);
Грамотный пользователь ПК, знание основных офисных приложений, включая Word, Excel, Power Point MS Office.
