Офис-менеджер

Обязанности:

• Ведение договорной работы по аренде/субаренде движимого и недвижимого имущества, иным услугам в рамках своей деятельности. Взаимодействие с арендодателями по вопросам аренды офисных помещений и выполнения условий договоров аренды. Оптимизация офисного пространства.

• Организация и обеспечение сотрудников офиса канцелярскими товарами, хозяйственными товарами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса.

• Контроль рационального расходование средств, полученных для хозяйственных целей. Оформление первичных учетных документов (включая товарно-транспортные накладные) при получении (приобретении), хранении, передаче и ином выбытии товарно-материальных ценностей в соответствии с установленными требованиями (включая законодательство о бухгалтерском учёте, локальные нормативные документы).

• Осуществление контроля за надлежащим состоянием офисного имущества и коммуникаций.

• Осуществление руководства организацией рабочих мест персонала офиса.

• Организация и контроль курьерской доставки документов, почтовых отправлений. Отправка исходящей почтовой корреспонденции.

• Составление установленной отчетности, документации, сметы хозяйственных расходов.

• Прием, обработка, регистрация и организация текущего хранения входящей и исходящей документации. Составление проектов распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки).

• Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (государственными, коммерческими), отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности по телефону, факсу и электронной почте.

• Подготовка заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрации), оформление протоколов заседаний и совещаний.

• Обеспечение административно-технической поддержки при организации и проведении корпоративных и праздничных мероприятий.

Требования:

• Высшее образование;
• Знание принципов договорной работы, законов, постановлений, других нормативных и руководящих актов, касающихся административно-хозяйственного обслуживания зданий, порядка приобретения и движения товарно-материальных ценностей, правил организации документооборота, правил и норм охраны труда, техники безопасности;
• Работа с ПК на уровне уверенного пользователя (MS Office);
• Навыки межличностного общения, установления контактов.

Условия:

• Временная вакансия на период отсутствия основного работника (отпуск по уходу за ребенком);
• Комфортный офис в центре города;
• График 5/2 с 09-00 до 18-00 (пятница - сокращенный рабочий день до 16-45);
• Добровольное медицинское страхование (в том числе стоматология) и страхование от несчастных случаев (24/7) после прохождения испытательного срока;
• Корпоративные мероприятия;
• Детские новогодние подарки;
• Частичная компенсация детского оздоровления;
• Официальная заработная плата с ежегодной индексацией;
• Работа в строгом соответствии с нормами ТК РФ.