Новопоселковая улица 11
Администратор офиса МСК (с функцией учета денежных средств)
Цель должности
Организация эффективной работы офиса МСК, обеспечение выполнения административных задач, контроль сотрудников и ведение учета денежных средств офиса.
Основные обязанности
Администрирование офиса:
Организация работы офиса (графики, рабочие места, обеспечение всем необходимым).
Контроль дисциплины сотрудников (присутствие, выполнение ежедневных задач).
Прием и распределение входящей информации (почта, звонки, документы).
Ведение делопроизводства и архива документов офиса.
Организация встреч, совещаний, видеозвонков.
Обеспечение офиса канцтоварами, техникой, мелким хозяйственным обслуживанием.
Координация сотрудников:
Контроль выполнения задач менеджеров, логиста и склада.
Ежедневная отчетность о статусе работы офиса руководителю.
Ведение общего календаря офиса (отгрузки, приемки, визиты, командировки).
Взаимодействие с другими отделами компании (бухгалтерия, закуп, логистика, продажи).
Финансовые задачи (учет денежных средств офиса):
Ведение кассы офиса МСК (прием/выдача ДС, оформление ордеров).
Ведение журнала учета денежных средств офиса.
Подготовка отчетности по кассе для главного бухгалтера.
Контроль мелких хозяйственных расходов офиса.
Требования
Опыт работы офис-менеджером / администратором / координатором от 3 лет.
Умение выстраивать системную работу офиса.
Знание документооборота и кассовой дисциплины.
Владение Google-таблицами, офисными программами, СБИС (желательно).
Организованность, ответственность, многозадачность.
Коммуникативные навыки, умение работать с людьми.
KPI (ключевые показатели эффективности)
Направление KPI Норма
Администрирование Решение административных вопросов (канцтовары, техника, организация совещаний) ≤ 1 дня
Дисциплина Своевременная фиксация нарушений дисциплины и отчет руководителю 100%
Учет ДС Ведение кассы без ошибок, своевременные отчеты 100%
Координация Доля задач, выполненных сотрудниками офиса в срок ≥ 95%
Документооборот Передача документов в головной офис В срок, без потерь
