Офис-ассистент

Консалтинговая компания Versus ищет офис-ассистента для обеспечения жизнедеятельности и уюта в офисе, осуществления закупок, заботы о коллегах и помощи им по различным вопросам, а также иных разноплановых задач.

Есть Вы расположены к работе с людьми, Вам приятно приходить на помощь и Вы любите, когда красиво, чисто и уютно, тогда эта позиция для Вас.

У нас нестандартный и атмосферный офис в историческом здании, молодая креативная и разносторонняя команда, и огромное стремление расти, создавать и проживать множество совместных моментов.

Профиль работы также разносторонний.

Вашими ключевыми задачами будут:

Обеспечение жизнедеятельности офиса: закупка ресурсов, аналитика цен и определение оптимальных поставщиков, подбор подрядчиков на работы и их мониторинг, обеспечение обслуживания и работы офисной и бытовой техники, мелкие ремонты, отчетность по расходам и ресурсам.

Ежедневный мониторинг чистоты офиса, его эргономичности и комфорта, разработка предложений по оптимизации пространства.

Обеспечение ухода за цветами и растениями. Уход за балконом: организация озеленения на летний период/ украшения на зимний, приобретение необходимой мебели.

Обеспечение хранения запасов и несезонных предметов, ведение текущей и сезонной инвентаризации.

Участие в ремонте помещений и переездах.

Помощь в организации встреч и совещаний, подготовка переговорок к ним и мониторинг/помощь с уборкой после.

Взаимодействие с администрацией БЦ и внутренними службами (клининг и иные подрядчики).

Travel-поддержка сотрудников компании, отчетность по расходам данной категории.

Участие в организации, подготовке и проведении корпоративных мероприятий различного формата и масштаба: подготовка помещений для йоги, выходы в театры/ на выставки, участие в спортивных мероприятиях, походы, праздники в офисе и корпоративы вне офиса, клиентские мероприятия.

Организация поздравлений коллег с праздниками, выбор и приобретение подарков, отправка помощи при заболеваниях.

Работа с подарками для клиентов (массовыми и ситуативными).

Взаимодействие с бэк-офисом компании (бухгалтерия, делопроизводство, HR), взаимная поддержка коллег.

Прием телефонных звонков и передача контактов сотрудникам.

Ведение общего почтового аккаунта, перераспределение входящей корреспонденции.

Коммуникация с командой, освещение услуг бэк-офиса, новостей и мероприятий.

Ведение информационных таблиц, подготовка аналитики по запросу.

Ведение фото-архива компании.

Выполнение поручений руководителей.

Помощь коллегам в рабочих вопросах: распечатки, заказ презентаций, организация доставок вещей и тд.

Иные задачи по вопросам заботы о коллективе и офисе и обеспечении процессов.

Указанный пул задач распределяется между всей командой офис-ассистентов, но предполагает готовность и способность поддержать задачи коллеги на период отпуска/заболеваний/иных отсутствий, а также командную работу по масштабным задачам.

Мы ожидаем, что Вы:

Имеете опыт работы в качестве офис-ассистента/секретаря от 1 года;

Обладаете высоким уровнем самоорганизации, ответственны и стрессоустойчивы;

Проактивны и гибки: готовы искать оптимальные, нестандартные решения;

Эмпатичны и неравнодушны: стремитесь заботиться о людях и помогать им;

Имеете развитый навык работы в современных инструментах (Slack, MS Office, Trello, Timetta) или готовы быстро обучиться этому;

Умеете эффективно пользоваться оргтехникой;

Обладаете хорошими коммуникационными (устными и письменными) навыками.
Наличие опыта работы в сервисных сферах (официанты, хостес и тд.) также приветствуется.

Условия:

Официальное оформление;

График работы: с 10:00 до 19:00 (с вашим присутствием в офисе с 09:30 для его подготовки к рабочему дню);

Фиксация дня недели работы в удаленном формате после прохождения испытательного срока;

Светлый офис в центре Петербурга, недалеко от Новой Голландии;

Корпоративные бенефиты: йога, английский язык, психолог, мероприятия и культурные выходы, ДМС после года работы в компании;

Работу в современном энергичном коллективе.