Старший офис менеджер

Наш клиент – крупнейший поставщик решений для компаний авиационной и металлургической промышленности.
Мы ищем в команду инициативного и ответственного Старшего офис-менеджера (управление 2 офис-менеджерами)

Задачи:

1. Управление командой

• Распределение задач между офис-менеджерами, курьерами, контроль водителя
• Составление графиков работы и отпусков для подчиненных.
• Проведение регулярных планерок и контроль исполнения поручений.
• Обучение новых сотрудников отдела правилам и процедурам компании.
• Оценка эффективности работы подчиненных.

2. Оптимизация и организация внутренних процессов:

• Анализ "узких мест": Выявление неотлаженных процессов (например, закупка канцелярии, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, организация встреч).
• Разработка регламентов: Создание четких инструкций для повторяющихся административных задач (как заказывать воду, как организовать пропуск для гостя, порядок работы с курьерами).
• Внедрение улучшений: Предложение и реализация решений по автоматизации и оптимизации рутинных задач.
• Контроль за соблюдением: Следить за тем, чтобы сотрудники придерживались установленных регламентов.

3. Управление офисной инфраструктурой (2 этажа):

• Пространство: Контроль за чистотой, порядком, организацией рабочих мест. Планирование рассадки сотрудников при необходимости.
• Оборудование: Организация своевременного обслуживания и ремонта оргтехники, кулеров, мебели. Ведение учета и контроль за использованием.
• Расходные материалы: Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, хозяйственные товары), контроль за запасами и расходами.

4. Документооборот и корреспонденция:

• Внутренний ЭДО: Организация эффективного движения электронных документов, за которыми отвечает админотдел (заявки, служебные записки).
• Внешняя корреспонденция: Контроль за своевременной обработкой входящей и исходящей почты (как электронной, так и физической), распределение писем по ответственным.
• Архивация: Организация правильного хранения физических документов.

5. Внутренние мероприятия и коммуникация:

• Организация совещаний, переговоров, корпоративных событий.
• Поддержание позитивной и рабочей атмосферы в офисе.

Знания, умения и требования к кандидату

• Опыт работы: Не менее 3-х лет на позиции офис- или административного менеджера, из них не менее 1-2 лет – опыт управления небольшой командой (2-5 человек).
• Ключевой опыт: Наличие в опыте примеров оптимизации процессов и внедрения улучшений.

Что мы можем предложить:

• Оформляем полностью по Трудовому кодексу РФ, предоставляем белую зарплату, не задерживаем, выплачиваем точно в срок
• Наш рабочий день начинается в 8.00 и заканчивается в 17.00 (мы не задерживаемся и не опаздываем). Всегда соблюдаем work-life баланс, создаем комфортные условия для работы, дружелюбную лояльную атмосферу в офисе.
• Наш современный комфортный офис располагаемся в центре, 5 мин. от м. "Цветной бульвар". Вид на садовое кольцо, система очистки воздуха, воды, удобная офисная мебель.
• В нашем уютной lounge-zone всегда можно попить кофе, перекусить и пообщаться с коллегами. Есть даже большой телевизор.