Офис-менеджер

Обязанности:

1. Работа с входящими обращениями клиентов:

• Прием, обработка и первичная консультация клиентов по всем каналам связи: Instagram, Telegram, ВКонтакте, Дзен, YouTube (комментарии и личные сообщения), а также входящие телефонные звонки.
• Первичный анализ и классификация обращений: информационные вопросы — предоставление ответов самостоятельно на основе имеющихся данных и шаблонов; обращения к менеджеру проекта — передача запросов на бронирование, сложные вопросы и жалобы.

2. Администрирование и работа в CRM-системах:

• Ведение и регулярное обновление базы обращений в CRM Битрикс24: создание задач и лидов, назначение ответственных менеджеров.
• Ведение оперативных данных в Google Таблицах: внесение бронирований, обновление статистики, ведение трекеров обращений и иной отчетности в соответствии с регламентами проектов.

3. Коммуникация и координация с менеджерами проектов:

• Немедленное информирование менеджеров в чаты (Telegram/Битрикс24) о срочных вопросах: отмены броней, негативные отзывы, чрезвычайные происшествия.
• Своевременная передача несрочных задач через Битрикс24 в течение рабочего дня.
• Проактивная коммуникация: инициатива по созданию шаблонов ответов или публикаций при выявлении повторяющихся вопросов.

4. Выполнение функций офис-менеджера:

• Контроль за общим порядком в рабочем пространстве.
• Прием и распределение корреспонденции (при ее поступлении в офис).
• Решение мелких хозяйственных вопросов: заказ канцелярии, воды и других расходных материалов.

5. Соблюдение стандартов работы:

• Соблюдение корпоративной этики и правил общения, адаптация стиля коммуникации под специфику каждого проекта (от эмпатичного и строгого до энергичного и гостеприимного).
• Обеспечение полной конфиденциальности информации клиентов и внутренних данных компании.
• Использование и совершенствование базы шаблонных ответов для часто задаваемых вопросов.

6. Ежедневная операционная деятельность:

• Ежедневная проверка всех социальных сетей на наличие новых сообщений и комментариев.
• Актуализация данных в Google Таблицах (брони, статистика).
• Контроль за выполнением срочных задач и обратной связью от менеджеров.
• Подготовка ежедневного отчета для руководителя.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь — вы будете лицом компании в переписке и при личном общении.
• ·Уверенный пользователь ПК: Битрикс24 (или аналогичные CRM), Google Таблицы/Документы, соцсети.
• Коммуникабельность, неконфликтность и умение работать в команде.
• Ответственность и исполнительность — вы тот человек, на которого можно положиться.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• График работы: 5/2, 10:00 – 18:00.
• Дружная команда профессионалов.
• Динамику и разнообразие: чередование стратегических переговоров, организаторской работы и аналитики.
• Сильную платформу: ресурсы и репутацию.
• Возможности для роста: обучение, участие в профильных мероприятиях.
• Комфортный офис в центре Москвы.