Офис-менеджер

Обязанности:

• Оцифровка бумажной документации (сканирование), передача адресатам, формирование электронного и бумажного архива (договорная и первичная бухгалтерская документация);

• Первичное оформление кадровых документов (прием заявлений, сбор документов от сотрудников);

• Работа с входящей и исходящей документацией. Составление писем заказчикам и подрядчикам, подписание писем в других организациях;

• Первичная регистрация и передача на согласование через бизнес-процесс на портале договоров компании;

• Передача внутренних документов компании по цепочке согласования, подписание у генерального директора;

• Заказ канцтоваров, хозтоваров, заведение в установленные сроки заявок на оплату в 1С по профильным видам выплат (аренда, парковка, пропуска, связь и пр.), контроль сроков оплаты;

• Взаимодействие с арендодателями, поставщиками товаров и услуг в пределах своей компетенции;

• Контроль работы уборщиков, курьера;

• Заведение командировок сотрудников в 1С;

• Заказ ж/д и авиа билетов, гостиниц;

• Ведение ленты информационных сообщений на портале компании;

• Прием телефонных звонков, передача полученной информации адресату;

• Анализ поступающей электронной почты на общий почтовый ящик компании, пересылка сообщений заинтересованным лицам; отправка исходящих электронным писем с общего электронного ящика компании;

• Встреча, прием гостей, организация кофе-брейков на встречах и переговорах;

• Исполнение поручений руководителя.

Требования:

• Высшее или среднее профессиональное образование (экономическое, бухгалтерское, управление персоналом, техническое);

• Уверенный пользователь пакета MS Word, базовое знание сервисов 1С;

• Знание правил ведения документооборота организации;

• Знание правил составления договоров;

• Опыт организации деловой переписки;

• Знание основ кадрового и бухгалтерского делопроизводства будет преимуществом;

• Знание систем типа Битрикс, уверенное владение 1С, систем ЭДО будет преимуществом.

Условия:

• Время работы с 10.00 до 18.00;
• Современный офисный центр;
• Небольшой коллектив;
• Возможности развивать навыки в области бухгалтерии и управления персоналом;
• Включение в кадровый резерв административно-финансового блока.