Офис-менеджер (MWS AI)

MWS AI – это часть экосистемы МТС Web Services, где создаются AI-решения будущего. Голосовые ассистенты и чат-боты могут ответить на любой вопрос клиента, а компьютерное зрение - распознавать лица и эмоции.

Задачи, который вас ждут:

• Обеспечение бесперебойного функционирования офиса, включая заказ и контроль остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ), таких как продукты питания и канцелярские товары, в рамках действующих договоров с поставщиками
• Проведение анализа рынка и поиск оптимальных поставщиков для закупок в соответствии с потребностями компании, включая карты доступа, бронированные таблички, кофе и другие необходимые материалы
• Обеспечение своевременного поступления закрывающих документов, контроль соответствия заказов, сумм и номеров договоров, а также работа с системой электронного документооборота (Directum)
• Контроль лимитов и оптимизация затрат, в рамках утверждённого бюджета
• Организация корреспондентской отправки через сервис КСЕ, включая формирование заказов и координацию доставки
• Обеспечение отправки корреспонденции через отделение Почты России (по потребности)
• Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам перемещения мебели и другим хозяйственным вопросам
• Администрирование системы бронирования рабочих мест UnSpot, обеспечение ее корректной работы и поддержки пользователей
• Оказание помощи в организации корпоративных мероприятий в офисе, включая подготовку помещений, закупку необходимых материалов и координацию участников
• Загрузка авансовых отчетов в систему Directum по мелким закупкам до определенной суммы (200 тыс. руб.)
• Загрузка договорных документов, договоров в систему Directum для согласования и утверждения
• Организация парковки для гостей компании, включая заказ пропусков, координацию проезда и взаимодействие с охраной
• Обеспечение общих зон продуктами питания, кофе и другими необходимыми расходными материалами (временная замена на период отпуска основного сотрудника/взаимодействие с кофе леди)
• Контроль качества уборки офисных помещений, проверка наличия необходимых расходных материалов и своевременное пополнение запасов
• Выполнение поручений руководителя

Мы ждем от вас:

• Опыт работы офис-менеджером или на аналогичной должности не менее 2 лет
• Уверенное владение компьютером и офисными программами (MS Office, Excel, Word)
• Опыт работы с системами электронного документооборота (желательно, Directum)
• Навыки ведения бюджета и контроля расходов
• Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде
• Ответственность, внимательность к деталям, исполнительность и организованность
• Знание базовых основ делопроизводства и документооборота
• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты
• Знание английского языка будет преимуществом

Что мы предлагаем:

• Удобный формат работы на ваш выбор - офис или гибрид
• Комфортный офис в 5 минутах пешком от метро Курская/Чкаловская (Москва)

• Медицинскую страховку с 1 месяца со 100% покрытием расходов, включая стоматологию, страхование жизни и здоровья в поездках за рубеж. А еще можно застраховать родственников с корпоративной скидкой

• Компенсацию мобильной связи

• Участие во внешних IT конференциях и обучающих программах

• Полезные курсы и вебинары в корпоративном университете и электронные библиотеки

• Единую подписку МТС Premium — KION light в онлайн-кинотеатре KION, сервис МТС Music, 30 дней бесплатного пользования подпиской OZON Premium

• Скидки и предложения от партнеров на фитнес, занятия английским и прочее