Помощник руководителя/офис-менеджер

Обязанности:

• Ведет расписание руководителя, планирует и организует встречи;

• Организует работу с документами, включая текущий учет и хранение документов, составление и ведение номенклатуры дел;

• Принимает и регистрирует корреспонденцию, ведет учет получаемой (входящей) и отправляемой (исходящей) корреспонденции, передает ее в соответствующие структурные подразделения;

• Систематизирует документацию, ведет справочно-информационную базу данных по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

• Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

• Организует и контролирует передачу документов между уровнями управления, руководством, исполнителями в организации, а также в отношениях с другими организациями, контролирует незамедлительное получение срочных документов к адресатам;

• Проверяет правильность оформления исходящих проектов документов, подготовку документов к подписанию, в том числе прошивка и заверение документов, проверка указанных в нем реквизитов, ФИО, соблюдение правил правописания и требований к оформлению документов в соответствии с Национальными стандартами РФ, ГОСТ Р 7.0.97-2016;

• Осуществляет поиск и предоставление информации, подготовку отчетов и аналитических справок по вопросам документационного обеспечения управления;

• Обеспечивает сохранность документации, в том числе сохранность созданных в организации организационно-распорядительных документов на различных носителях;

• Контролирует выдачу в оперативное пользование документов организации и их возврат.

Требования:

• Знание делового этикета, умение вести деловую переписку.
• Опыт взаимодействия с VIP-персонами или топ-менеджерами.
• Грамотная письменная и устная речь.
• Работа с офисными программами: Microsoft Office, Google Workspace.
• Ведение календарей, напоминаний и расписаний в Outlook, Google Calendar и других системах.
• Навыки создания презентаций в PowerPoint или Canva.
• Уверенная работа с документами, таблицами и облачными хранилищами.
• Организация онлайн-встреч в Zoom, Teams, Google Meet.

Условия:

• Официальное трудоустройство
• Социальный пакет
• Размер оплаты труда по результатам собеседования