Офис-менеджер

Обязанности:

• Организационно-техническое обеспечение административной и хозяйственной деятельности руководителя и офиса предприятия.

• Прием поступающей корреспонденции и телефонных звонков, распределение в соответствии регламентом в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

• Регистрация входящих и исходящих писем, обеспечение сохранности.

  Прием документов директору на подпись, проверка правильности оформления и обеспечение качественного их редактирования.

• Составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем по поручению руководителя;

• Составление приказов, распоряжений и доверенностей по поручению руководителя и обеспечение ознакомления, ведение реестра обеспечение сохранности.

• Отправка писем и посылок в адрес клиентов и поставщиков, контроль работы курьерской службы.

• Прием посетителей в офисе компании.

• Подготовка встреч и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), оформление протоколов и обеспечение сохранности.

• Организация командировок руководителя и сотрудников, заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси.

• Составление авансовых отчетов и путевых листов руководителя.

• Поиск необходимой информации, выполнение других поручений руководителя.

• Ведение реестра договоров клиентов и поставщиков, сканирование и обеспечение хранения.

• Страхование служебных автомобилей.

• Обеспечение офиса необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, продуктами питания, хозяйственными товарами, контроль за работой технического персонала.

• Контроль состояния офисного и хозяйственного оборудования, оргтехники, коммуникаций.

• Организация проведения периодического технического обслуживания, ремонтных работ оборудования, вышедшего из строя.

  Требования:

• Опыт работы офис - менеджером, секретарем от 1 года
• профессиональные навыки (владение офисными программами, знание основ делопроизводства, работа с оргтехникой)
• личные качества (организованность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, многозадачность, внимательность к деталям)
• образование (среднее профессиональное или высшее)

Условия:

• График работы с 9.00 до 18.00 (час обед в удобное время) с понедельника по пятницу
• Комфортный офис и обустроенное рабочее место, вся необходимая оргтехника присутствует.
• оформление согласно ТК РФ, с первого дня работы
• ДМС, корпоративная мобильная связь, новогодние подарки
• Зарплата по результатам собеседования
• белая заработная плата, годовые премии, ежегодная индексация заработной платы