Голиковский переулок 7
Мы — быстрорастущий AdTech стартап, где ценятся оперативность, качество и внимание к деталям. В команде уже есть руководители, которые взаимодействуют с клиентами, площадками, партнерами в разных городах/странах. Ищем ассистента, который возьмет на себя всё, что позволяет руководителям работать эффективно — управление логистикой, документацией, организацией встреч и поездок, офисные процессы и т.д.
Обязанности:
Ниже — расширенный список задач, которые будут входить в зону ответственности. Некоторые могут быть добавлены / убраны в зависимости от степени senior-уровня / объёма работы:
1. Календарное управление и встречи
- Вести календари руководителей: запланировать, подтверждать, напоминать, синхронизировать
- Организовывать встречи с клиентами и площадками: согласование времени, места, формата (офис / онлайн / площадка), обеспечение необходимого оборудования / материалов
- Подготовка помещений для встреч: бронирование переговорных, подготовка презентационных материалов, напитков, снеков, техника, кофе-чай и т.п.
- Подготовка follow up’ов по проведенным встречам
2. Организация командировок и поездок
- Бронирование билетов (авиа, поезд, авто) и жилья
- Подготовка маршрутов, логистика
- Оформление командировочных, заполнение отчетов, обработка чеков, возврат расходов
3. Виза и документы
- Координация сбора документов для виз, разрешений и др.
- Составление списков, контроль сроков, запись на подачу/интервью, работа с визовыми центрами / посольствами
- Возможность подачи документов по доверенности, получение документов
4. Офисная деятельность
- Закупка техники, расходных материалов, канцелярии
- Обеспечение офиса всем необходимым: напитки, снэки, уборка, обслуживание (сантехника, интернет, связь, электрика и др.)
- Поддержка рабочего места сотрудников: приём, размещение гостей, курьерские службы, логистика между офисами
- Организация логистики подписания документов между офисами / филиалами
5. Отчётность и бухгалтерия помощи
- Сбор чеков / квитанций / документов по расходам с корпоративной карты (по встречам, командировкам и др.)
- Заполнение и проверка стандартных форм / шаблонов отчетов
- Ведение учета расходов, контроль сроков подачи отчетов
6. Дополнительные задачи / инициативы
- Оптимизация офисных процессов: поиск путей, как сделать работу офиса / ассистирования более эффективно
- Поддержка в организации внутренних мероприятий: совещания, выездные активностей, командные встречи, корпоративы.
- Помощь в личных непрямых задачах руководителя, если будет согласовано: встречи, подарки, бронирование, личные мелочи
- Работа с несколькими проектами / руководителями одновременно, приоритизация задач
Требования:
- Опыт работы на подобной позиции (ассистент руководителя, офис-менеджер, административная поддержка) — желательно от 1-2 лет
- Отличная организаторская способность, внимательность к деталям
- Умение одновременно управлять несколькими задачами, гибкость в приоритетах
- Хорошие коммуникативные навыки
- Знание стандартных офисных инструментов: Google Workspace / Microsoft Office (календарь, почта, презентации / документы)
- Навыки работы с затратами / бухгалтерией: сбор чеков, заполнение отчетов, стандартизированные формы
- Умение работать с визовыми центрами / посольствами — знание процесса, требований будет плюсом
- Высокий уровень ответственности, инициативности, надежность
Условия:
- Полная занятость / график 5/2 (или адаптивный, если есть задачи вне офиса)
- Локация офиса: Голиковский пер. 7, в 3 минутах от метро Третьяковская
- Социальный пакет / компенсации расходов, связанных с работой, обучение, рост
- Возможности развития: расширение зоны ответственности и уровня оплаты труда
