Офис-менеджер (администратор производства)

Мы — “Два Бурундука”, производитель сладких десертов на основе мёда, орехов и фруктов.
Наша продукция продаётся по всей России, и за каждым ярким медовым десертом стоит отлаженная работа — логистика, снабжение, люди, документы.

Сейчас мы ищем опытного офис-менеджера - администратора производства, который возьмёт под контроль все эти процессы и поможет нам поддерживать порядок, экономию и стабильность.

Что вам предстоит:

1. Логистика и транспорт.

• Планировать и организовывать отгрузки реализуемой предприятием продукции.

• Вести взаимодействие с транспортными компаниями, логистами, диспетчерами, частными водителями, курьерами.

• Искать и привлекать сторонних водителей, согласовывать ставки, укладываться в требуемые лимиты на перевозки.

• Планирование оптимальных маршрутов для поездок автотранспорта.

2. Снабжение

• Принимать в работу заявки на закупку сырья и оборудования от собственников, отдела продаж, бухгалтерии, производства и офиса.

• Поиск поставщиков по городу, региону, РФ.

• Составлять и предоставлять по запросу сравнительные таблицы по ценам и условиям сотрудничества у поставщиков.

• Согласовывать все закупаемое сырье и материалы по заказам для производства с директором производства, при необходимости запрашивать подтверждение на закупку у собственников.

• Контролировать сборки и отгрузки заказов поставщиками.

• Контролировать исполнение подрядчиками договоров поставок.

• Контролировать приёмки по качеству и количеству.

• Обрабатывать первичные документы, передавать счета на оплату, УПД, экспедиторские расписки и другие первичные документы в бухгалтерию.

• Следить за наличием на складах остатков сырья и материалов необходимых для бесперебойной работы производства.

3. HR и подрядчики

• Вести аккаунты компании на Avito (вакансии: фасовщики, укладчики, уборщики, мойщики, грузчики и др. линейные должности).

• Размещать, обновлять и продвигать объявления о вакансиях.

• Обрабатывать входящие звонки и отклики, обзванивать кандидатов, проводить первичный скрининг по телефону по утверждённому чек-листу.

• Назначать и проводить собеседования в офисе. Принимать решения о профессиональной пригодности и допуске кандидатов к выходу на стажировку. Контролировать выход стажёров на производство.

• Вести учёт сроков действия медицинских книжек и договоров с сотрудниками.

• Поддерживать кадровый резерв квалифицированных работников и вести постоянный фоновый подбор для оперативного закрытия вакансий.

• Искать и подбирать подрядчиков для хозяйственных, бытовых и ремонтных задач по зданию, оборудованию и прилегающей территории (мелкий ремонт, сантехника, электрика, уборка, вывоз мусора, обслуживание систем и др.).

• Перед каждым визитом подрядчика составлять перечень конкретных задач и работ, согласовывать его с директором производства или собственниками.

4. Администрирование и отчётность

• Управлять движением первичных документов в компании (подписанные договора, счета, акты, УПД).

• Контролировать подписание и возврат клиентами всех исходящих УПД (в ЭДО, подписанные сканы или оригиналы) и передачу бухгалтерии.

• Передавать первичную документацию в бухгалтерию.

• Подготовка сводных отчётов по KPI и расходам .

• Контролировать наличие и остатки расходных материалов для офиса и производства (бумага, картриджи, этикетки, ручки, батарейки, плёнка, пакеты, пломбы и т.п.).

• Организовывать взаимодействие со сторонними сервисными организациями по обслуживанию и ремонту оргтехники; при необходимости запрашивать коммерческие предложения и согласовывать стоимость с руководителем.

• Обеспечивать своевременный ремонт и восстановление работоспособности оргтехники, в том числе доставку в сервис и приёмку после обслуживания.

Мы ожидаем от вас:

• Опыт работы в В2В, опыт в снабжении, логистике или административном управлении — от 2 лет.

• Готовность к выездам по городу (1-2 раза в неделю) и редким командировкам по краю (до 2-х раз в мес).

• Готовность работать в гибкой среде малого производства (офис + производство).

• Умение вести переговоры с поставщиками и ТК, запрашивать КП, фиксировать условия.

• Умение добиваться лучших условий по цене и срокам.

• Понимание логистических процессов: типы и виды автотранспорта, требования КА к автотранспорту, междугородняя логистика, курьерская доставка, учет пробега автотранспорта, учет ГСМ, ТО автотранспорта, работа с водителями, экспедиторами и диспетчерами, поиск новых подрядчиков на закрытие перевозок, построение маршрутных листов, заказ транспортных компаний.

• Базовый опыт в разборе входящих откликов от кандидатов на линейные вакансии. Умение проводить базовые телефонные интервью и умение доводить кандидата “до дверей”, умение работать по HR воронке — подбор линейного персонала, умение писать вакансии и публиковать их на агрегаторах вакансий, умение проводить первичные собеседования, умение заводить личные дела сотрудников.

• Владение компьютером на профессиональном уровне, умение самостоятельно находить информацию в интернете для выполнения задач, умение работать с ChatGPT, знание МойСклад,1С, YouGile, AmoCrm, Avito, hh.ru, ati.su, Google DOC, MS Offise, почтовые программы, мессенджеры.

Наши гарантии:

• График 5/2, с 09:00 до 18:00.

• Доход до 80 000 ₽/мес. (оклад+ KPI).

• Адаптация, наставничество и ввод в должность.

• Корпоративная связь и смартфон.

• Комфортный офис и современная орг. техника.

• Подарки на день рождения.

• Испытательный срок — 3 месяца.

Производство находится в п. Российский (г. Краснодар).

Почему стоит оставить отклик в “Два Бурундука”?

Мы делаем мир слаще! Здесь уважают твой труд, ценят ответственность и не оставляют без внимания результаты.
Если тебе близко работать системно и по-человечески — приходи.