Администратор/Бизес-координатор

Обязанности:

• Обновление Welcome list, подготовка подписей эл. почты, WhatsApp;
• Организация протоколирования внутренних встреч. Организация видеоконференций внешних и внутренних. Применения специализированного ПО- инструментов для ведения протоколов еженедельных совещаний;
• Контроль исполнения задач по протоколам;
• Расстановки задач сотрудника через Битрикс 24. Контроль и анализ работы в Битрикс24 сотрудников, в т.ч. просрочка задач;
• Ведение документооборота компании. Формирование архива, регистрация исх/вход;
• Подготовка корреспонденции для отправки (почтой России и Экспресс – почтой, СДЭК);
• Осуществление взаимодействия со сторонними компаниями по вопросам жизнеобеспечения офиса, взаимодействие с УК (заключение договора, получение счета, контроль оплаты счетов, контроль получения закрывающих документов);
• Взаимодействие с ИТ-поддержкой;
• Участие в организации командировок. Закупка и бронирование авиа и железнодорожных билетов, бронирование гостиничных услуг, заказ такси для сотрудников;
• Оформление корпоративных сим-карт для сотрудников компании, контроль своевременной оплаты счетов оператора «Мегафон»;
• Встреча посетителей офиса, заказ пропусков для них;
• Осуществление контроля над состоянием порядка и чистоты в офисе;
• Восстановление и пополнение хозяйственного инвентаря, средств для уборки, канцелярских принадлежностей, и других товарно-материальных ценностей для жизнедеятельности офиса;
• Оформление доверенностей на сотрудников компании;
• Подготовка и обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми канцелярскими принадлежностями и техническими средствами, мебели;
• Выполнение служебных/личных поручений руководителя;
• Ведение календаря встреч руководителя и компании, рассылка по приглашениям, контроль и организация встреч;
• Контроль и организация оплаты сервера и сервисов связи: телефоны, интернет, Битрикс24, программное обеспечение, топливные карты, такси;
• Контроль и организация поздравлений с праздниками сотрудников, партнеров и клиентов компании;
• Сканирование, копирование, прошивание документов;
• Организация технического обслуживания и ремонта орг. техники, обеспечение бесперебойной работы офисного оборудования;

Требования:

• Высшее образование
• Релевантный опыт работы от 2-х лет
• Ответственность, коммуникабельность, навык работы в режиме многозадачности, командный дух.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с 1-го дня работы.
• Место работы в комфортабельном офисе: м. Воробьевы горы, м. Ленинский проспект- 15 минут пешком.
• Чай, вкусный кофе, снеки, конфеты в офисе, самокаты
• График работы с 9:00 до 18:00, 5/2, суб. вск. выходной