Помощник руководителя проектного офиса НТО

Основные задачи

1. Организация и сопровождение работы руководителя

• Ведение календаря руководителя: планирование встреч, напоминания, актуализация расписания.
• Назначение и организация онлайн/очных совещаний, подготовка повестки, материалов и протоколов.
• Контроль исполнения поручений и задач отделов — контроль статусов, напоминания, фиксация отклонений от сроков.
• Систематизация входящей информации: распределение по приоритетам, формирование сводных отчетов.
• Мониторинг и первичный анализ писем, сообщений, запросов; подготовка ответов и проектов писем.
• Организация командировок и рабочих поездок (логистика, билеты, проживание, сопровождение документов).

2. Коммуникации и документооборот

• Работа с внутренними и внешними коммуникациями — письма, сообщения, звонки.
• Подготовка проектов официальных документов, писем, презентаций, справок.
• Ведение протоколов совещаний, фиксация решений и сроков.
• Ведение базы контактов (внутренние и внешние партнеры, контрагенты, представители университетов и компаний).
• Работа с внутренними документами проекта (регламенты, протоколы, соглашения, акты).

3. Координация и контроль

• Поддержание актуальности трекеров задач проектного офиса.
• Отслеживание сроков и уведомление о возможных рисках и задержках.
• Помощь в планировании и координации проектов внутри офиса.
• Сбор и консолидация данных для регулярных отчетов руководителя.

4. Текущая административная поддержка

• Ведение почты и обработка входящей корреспонденции.
• Возможное выполнение разовых поручений руководителя.

Требования

• Высшее образование (гуманитарное, управленческое или техническое).
• Опыт работы на аналогичной должности от 1 года.
• Уверенное владение MS Office, Notion, Яндекс трекером или аналогичными системами.
• Отличные навыки письменной и устной речи, грамотность и внимательность к деталям.
• Организованность, способность вести несколько задач одновременно.
• Ответственность, высокая скорость обработки информации, стрессоустойчивость.
• Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate (переписка, базовые звонки).
• Вдумчивый навык работы с нейросетями

Условия

• Уровень дохода: 100 000 (на руки)
• График работы: 5/2, с возможностью ненормированного дня при проведении мероприятий и сжатых сроках.
• Формат: гибридный — часть задач выполняется удаленно, часть в офисе (Москва).
• Работа в динамичной команде проектного офиса НТО (Москва).
• Возможность участвовать в крупнейших федеральных и международных образовательных проектах.
• Пространство для профессионального роста и вовлечения в стратегические процессы управления олимпиадным движением.