Executive Assistant

Международная страховая компания Sun Marine and Trading Management Ltd в связи с развитием в поиске личного ассистента директора.

Наша миссия: создание новаторских страховых продуктов в эпоху сильной фрагментации международного рынка.​​​​​​​

Основные обязанности:

1. Управление графиком Директора:
   • Ведение и поддержание сложного ежедневного календаря Директора.
   • Управление встречами и приемами.
   • Участие во внутренних и внешних совещаниях и конференц-звонках.
2. Выполнение функций фильтрации коммуникаций («гейткипинг»):
   • Выполнение роли основного контактного лица офиса Директора.
   • Скрининг, приоритизация и маршрутизация всех входящих сообщений (электронная почта, телефон, почта) с соблюдением высочайшего уровня дипломатии и профессионализма.
   • Обеспечение связи между Директором и внутренними департаментами, высшим руководством и внешними бенефициарами.
3. Подготовка и поддержка встреч:
   • Подготовка аналитики перед встречами, включая разведку по открытым источникам (OSINT, DISC): предварительная проверка благонадежности (Due Diligence), поиск в сети Интернет и социальных сетях, анализ рисков и негативной информации.
   • Подготовка материалов к встречам, например: повестки дня, отчеты, презентации.
   • Подготовка документации по итогам встреч: расшифровка записей (транскрибация), составление протоколов совещаний.
4. Командировки и логистика:
   • Организация детальных маршрутов внутренних и международных поездок, бронирование авиабилетов, наземного транспорта, визовая поддержка (сопровождение Управляющего директора в поездках не требуется).
5. Управление документооборотом:
   • Работа со строго конфиденциальной информацией при соблюдении абсолютной осмотрительности.
   • Подготовка, вычитка и форматирование корреспонденции, отчетов и официальных документов.
   • Поддержание организованной и эффективной системы архивирования цифровых и физических документов.
6. Отчетность по расходам:
   • Своевременное управление и сверка отчетов по корпоративным расходам Директора и выписок по корпоративным кредитным картам.
   • Ведение учета личных расходов Директора в отдельной системе бухгалтерии.
7. Ассистент по академическим исследованиям (научная деятельность):
   • Управление академическими исследовательскими проектами Директора, включая вычитку, редактирование и коммуникацию с издательствами.
8. Специальные проекты:
   • Содействие в реализации специальных проектов, проведении исследований и корпоративных мероприятий по поручению Директора.
   • Решение ситуативных (ad-hoc) административных и технических задач.

Требования:

• Высшее образование;
• опыт работы от 5 лет на аналогичной позиции (ассистент руководителя, секретарь);
• Английский на уровне C1 (TOEFL 101 и выше). Быстрая скорость печати.

свободное владение MS Office, Google Workspace, Умение работать с ИИ ChatGPT/ Grok/ Gemini в режиме агентов, QuickBooks, Xero;​​​​​​​

Личные качества:

1. Коммуникация: исключительные навыки устной и письменной речи, профессиональная и грамотная манера общения.
2. Организованность: превосходные организаторские навыки, навыки тайм-менеджмента и многозадачности, умение четко расставлять приоритеты.

3. Проактивность: проактивное мышление и умение работать на опережение, способность самостоятельно выявлять и решать проблемы.

4. Внимание к деталям: безупречное внимание к деталям и точность в выполнении любой работы.

Условия работы:

1. Предполагается гибридный формат работы (50% времени — Home Office, 50% — в штаб-квартире Компании на Пхукете, Таиланд); либо релокация (за счет работодателя);

2. Стандартная рабочая неделя 40 часов с готовностью быть на связи (on-call) 16 часов в сутки;
3. Доход: оклад плюс премия. Контракт в долларах США. Оплата возможна по свифту или в крипто-валюте (USDT). Брутто из-за рубежа.