Офис-менеджер

Обязанности:

• Осуществление инвентаризации хозяйства офиса.
• Ведение учета имущества и осуществление (организация) его своевременного обслуживания, ремонта или замены.
• Ведение деловой переписки по вверенным направлениям.
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Организация ее учета и хранения.
• Обеспечение чистоты и порядка в офисе. Контроль за уборкой. Обеспечение чистоты на кухне в течение рабочего дня.
• Координация работы вспомогательных отделов компании (доставка, клининг) и сторонних организаций (курьеры, администраторы и т.д.)..
• Распределение звонков. Прием и передача сообщений
• Контроль за исполнением или нарушением установленного режима рабочего времени.
• Информирование сотрудников компании о принятых изменениях, выпущенных приказах, распоряжениях и контролировать их выполнение в рамках собственных компетенции.
• Встреча посетителей и обеспечение их комфорта и удобств.
• Введение базы данных сотрудников, их контактов, важных дат и событий.
• Взаимодействие с почтой, налоговой службой в рамках своих компетенций и др. организациями.
• Проведение опросов, тестов среди коллектива. Осуществлять централизовано сбор средств и т.д.
• Подготовка поздравлений для сотрудников и для клиентов в установленной форме.
• Оформление командировочных листов и их учет.
• Заказ билетов (авиа, ж/д) и бронирование гостиниц.
• Обеспечение бесперебойной работы офиса (заказ воды, комплектующих орг. техники и т. д.).
• Внесение инициатив и предложений (замечаний) в рабочий процесс офиса или сотрудников с целью улучшения работы офиса в целом.
• Стенографирование совещаний и встреч при необходимости.
• Осуществление быстрого набора текста.
• Способствовать увеличению производительности труда в офисе.
• Ведение рабочего календаря генерального директора, назначение встреч, осуществление напоминаний о запланированном событии.
• Оказание посильной помощи в организации мероприятий.
• Выполнение другой работы, согласно распоряжений руководителя.

Требования:

• Организованность;

• Пунктуальность

• Ответственность;

• Умение планировать;

• Аккуратность;

• Целеустремленность

• Грамотная устная и письменная речь;

• Обучаемость;

• Позитивный настрой;

• Знание основных компьютерных программ.
• Умение пользоваться РС и орг. техникой.
• Умение пользоваться кухонной техникой.
• Обладать методом скоростного набора текста
• Знать иностранный язык (английский) на уровне выше среднего (очень желательно)
• Наличие чувства юмора - ОБЯЗАТЕЛЬНО!

Условия:

Опыт работы: приветствуется

​​​​​​