территория Гринвуд с23
Мы ищем высокоорганизованного, инициативного и ориентированного на работу с людьми офис-менеджера, который будет обеспечивать бесперебойную и эффективную работу нашего московского офиса на ежедневной основе. Вы будете отвечать за все административные вопросы офиса - от управления расходными материалами и поставщиками до поддержки персонала и координации мероприятий. Ключевая роль в этой роли заключается в оказании всесторонней поддержки иностранным коллегам, посещающим Россию, включая управление необходимыми процессами иммиграционной регистрации. Идеальный кандидат - специалист по решению проблем, обладающий отличными коммуникативными навыками, вниманием к деталям и опытом работы с российскими бюрократическими процедурами.
Что нужно будет делать:
Офис-менеджмент и администрирование:
-
Организация повседневной работы офиса (чистота, порядок, безопасность).
-
Контроль закупок канцтоваров, оборудования, управление офисным бюджетом и расходами.
-
Взаимодействие с руководством здания, поставщиками и сервисными службами.
-
Обработка почты, поддержка отдела персонала в административных задачах.
-
Актуализация офисных регламентов и процедур.
Поддержка иностранных сотрудников и посетителей:
-
Комплексная поддержка иностранных коллег во время визитов в Россию.
-
Организация иммиграционной регистрации, консультации по визовым вопросам и помощь в подготовке приглашений.
-
Организация трансферов, проживания, связи (SIM-карты).
-
Культурная адаптация и ориентация в Москве.
Техническая поддержка и координация:
-
Взаимодействие с IT-службой по вопросам офисной техники, телефонии и интернета.
-
Управление системами доступа (ключи, карты, сигнализация).
-
Контроль за состоянием оборудования и организация ремонта.
Коммуникации и координация мероприятий:
-
Приём посетителей и звонков, поддержка внутренних коммуникаций.
-
Организация и координация встреч, мероприятий, а также клиентских визитов (кейтеринг, подготовка помещений).
Наши ожидания от кандидата:
- Опыт работы в качестве офис-менеджера, администратора офиса или аналогичной должности.
- Желательно знание процедур иммиграционной регистрации в России и требований, предъявляемых к иностранным посетителям.
- Исключительные организаторские способности и умение управлять временем, умение расставлять приоритеты в решении множества задач.
- Хорошие навыки устного и письменного общения на английском и русском языках (свободное владение обязательно).
- Владение пакетом Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Высокий уровень осмотрительности и конфиденциальности при работе с конфиденциальной информацией и личными документами.
- Активная жизненная позиция и способность работать независимо.
Мы предлагаем:
- Конкурентоспособная заработная плата (пожалуйста, укажите ваши ожидания в сопроводительном письме или в резюме)
- Работа в динамичной команде профессионалов
- Медицинская страховка после испытательного срока
- Работа в офисе или в гибридном режиме
