Front Desk Officer / Personal Assistant to the Academic Head of Campus

About the role:

The International School of Moscow is looking for an enthusiastic English/Russian speaking Front Desk Officer / PA to the Academic Head of Campus. We offer a unique opportunity to work in the international team dedicated to provide the best educational service on the Russian market among international programs.

Main responsibilities:

• Phone calls, post and emails (answering, redirecting, taking notes from callers and passing them to staff members);

• Greet visitors in a warm and friendly manner, and direct them to appropriate areas of the school; provide preliminary admission information to new parents by phone or in person;

• Provide full support to parents (answering ongoing questions, ordering passes, redirecting to a responsible staff member if necessary)

• Organise transportation (buses, taxies) for students and staff;

• Translate documents (Russian/English) and interpret during meetings;

• Maintain school’s database (manage students’ attendance, record absences);

• Assist school’s nurse in case of emergency (calling ambulance, informing parents, arranging other appropriate support);

• Full support in case of Fire Alarm Activation (call a fire brigade, bring evacuation lists to assigned school’s assembly points, inform fire evacuation responsible personnel, provide any necessary help to ensure safety of students and staff);

• Purchasing of academic resources and organisation of day trips

• 20% of working time involves PA to the Academic Head of Campus (provide personal assistance, parents / staff communication, emails, maintain visitors/events/meetings calendar, assist in budget tracking for designated academic budget lines, support Head of Campus in budget forecasting).

Requirements:

• Completed higher education;

• Fluent English and Russian both written and spoken;

• Advanced PC User with experience in MS Office and 1c

• Good communication skills;

• Resistance to stress and flexibility;

• Being able to prioritise tasks;

Conditions:

• Employment in accordance to Russian labor code;

• Annual bonus;

• Shuttle bus to/ from metro Mitino/Pyatnitskoe shosse to/ from school;

• Medical insurance (at the end of 12 months of employment);

• Dress code;

• Working hours from 8am- 5pm; Fridays 8am-4pm

Selection Process

At Nord Anglia Education we are committed to providing a world class, safe, happy environment in which children and young people are able to thrive and learn. We are committed to safeguarding and promoting the welfare of all our pupils irrespective of race, ability, religion, gender or culture. Your application will stand out if you would write a consise cover letter in English and answer the question: If you would be an animal, which and why?

***************

О вакансии:

НОЧУ Международная школа ищет энергичного сотрудника на должность администратора/помощника руководителя, владеющего английским и русским языками.

Мы предлагаем уникальную возможность работать в международной команде, стремящейся предоставлять лучшие образовательные услуги на российском рынке в рамках международных программ.

Основные обязанности:

• Телефонные звонки, почта и электронная почта (прием и отправка, ответы и переадресация запросов, регистрация звонков и передача их сотрудникам);
• Теплое и дружелюбное приветствие посетителей и направление их в соответствующие зоны школы; Предоставление предварительной информации о поступлении новым родителям по телефону или лично;
• Оказывать всестороннюю поддержку родителям (отвечать на текущие вопросы, заказывать пропуска, при необходимости перенаправлять к ответственному сотруднику);
• Организовывать транспорт (автобусы, такси) для учащихся и сотрудников;
• Переводить документы (русский/английский) и выступать в роли устного переводчика на совещаниях;
• Вести школьную базу данных (управлять посещаемостью учащихся, регистрировать отсутствия);
• Оказывать помощь школьной медсестре в случае чрезвычайной ситуации (вызов скорой помощи, информирование родителей, организация другой необходимой поддержки);
• Оказывать всестороннюю поддержку в случае срабатывания пожарной сигнализации (вызов пожарной бригады, доставка списков эвакуации в назначенные школьные пункты сбора, информирование ответственных за эвакуацию при пожаре, оказание необходимой помощи для обеспечения безопасности учащихся и сотрудников);
• Обработка заказов учебных материалов и организация однодневных экскурский
• 20% рабочего времени посвящено работе в качестве личного помощника руководителя учебного подразделения (оказание личной помощи, общение с родителями/сотрудниками, работа с электронной почтой, ведение календаря посетителей/мероприятий/встреч, помощь в отслеживании бюджета по выделенным статьям бюджета, поддержка руководителя учебного подразделения в прогнозировании бюджета).

Требования:

• Высшее образование;
• Свободное владение английским и русским языками (письменным и устным);
• Продвинутый пользователь ПК с опытом работы с MS Office и 1c;
• Хорошие коммуникативные навыки;
• Стрессоустойчивость и гибкость;
• Умение расставлять приоритеты;

Условия:

• Трудоустройство в соответствии с российским трудовым законодательством;
• Ежегодная премия;
• Трансфер от/до станции метро Митино/Пятницкое шоссе;
• Медицинская страховка (по истечении 12 месяцев работы);
• Дресс-код;
• Рабочее время с 8:00 до 17:00; по пятницам с 8:00 до 16:00;

Процесс отбора

В Nord Anglia Education мы стремимся обеспечить первоклассную, безопасную и благоприятную среду, в которой дети могут развиваться и учиться. Мы привержены обеспечению безопасности и благополучия всех наших учеников независимо от расы, способностей, религии, пола или культуры. Ваша заявка точно будет замечена менеджером, если вы напишете лаконичное сопроводительное письмо на английском языке и ответите на вопрос: Если бы вы были животным, то каким и почему?