Офис-менеджер с функцией личного помощника

Компания «АЛЬФАМОНОЛИТ», лидер в поставке сырьевых продуктов по России, продолжает свое динамичное развитие. Наш успех — результат работы сплоченной команды, и сейчас в связи с расширением Команды, мы ищем суперчеловека, который умеет организовать процесс и проследить, чтобы все было сделано качественно и в срок.

Чем предстоит заниматься:

Обеспечение работы офиса

• Обеспечение бесперебойной работы офиса (канцелярия, вода, хозяйственные закупки)

• Закупки по запросам сотрудников и руководителя

• Взаимодействие с курьерскими службами

Административная поддержка руководителя

• Исполнение задач и поручений руководителя, контроль сроков и статуса исполнения

• Сбор, анализ и подготовка информации по рабочим вопросам

• Подготовка отчетов и справок по запросу руководителя

Организация встреч и коммуникаций

• Организация встреч, совещаний, звонков

• Ведение протоколов по итогам встреч

• Коммуникация по принятым решениям и мониторинг их выполнения

• Ведение деловой переписки, подготовка и отправка официальных писем

Документооборот

• Регистрация и контроль входящей и исходящей документации

• Ведение документооборота по административно-хозяйственным вопросам

• Документальное сопровождение договоров (АХО)

• Заведение заявок на оплату счетов

Взаимодействие с подрядчиками и службами

• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра

• Взаимодействие с ИТ-специалистами и другими подрядчиками

• Оформление заявок, вызов специалистов, решение текущих технических вопросов

Командировки

• Организация командировок сотрудников: бронирование билетов, гостиниц, трансферов (при необходимости)

Что ждем от нового сотрудника:

• Высшее образование.
• Опыт работы на аналогичной должности от 3 лет.
• Наличие знаний и практического опыта в составлении отчетов, оформлении презентаций, работе с СЭД, 1С и Bitrix24.
• Умение соблюдать дедлайны, высокий уровень ответственности и тайм-менеджмента.
• Умение соблюдать субординацию, вести официальную деловую переписку и выстраивать коммуникации с людьми любого уровня и сферы деятельности.

Мы предлагаем все условия для максимального заработка и комфорта:

• Работу в стабильной, успешно развивающейся компании с 10-летней историей.
• Возможность профессионального роста и обучения за счет Компании.
• Официальное оформление и белую заработную плату.
• Офисный график работы: 5/2 (с 8:30 до 17:30).
• Место работы: БЦ «Саввинский», м. Киевская/м. Фрунзенская.