Делопроизводитель с функциями бухгалтера

Основной функционал:

I. Делопроизводственные обязанности (Документооборот)

- ведение документооборота компании;

- взаимодействие с клиентами, консультации по документам;

- прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции (письма, счета, накладные, распоряжения, почта, электронные письма на общий ящик, курьерские доставки);

- подготовка и оформление исходящей корреспонденции (в т.ч. на основании указаний руководителя);

- подготовка и отправка исходящей почты и документов (через курьерские службы, "Почту России");

- ведение регистрационных журналов, электронных баз документов (в 1С и CRM);

- контроль за прохождением документов внутри организации (визирование, утверждение);

- организация хранения документов:

· формирование дел в соответствии с номенклатурой;

· организация архивного хранения документов (физических и электронных);

· обеспечение сохранности и конфиденциальности;

- взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами.

II. Бухгалтерские обязанности (Учет)

1. Учет первичных документов:

- прием, проверка на правильность заполнения (наличие подписей, реквизитов) счетов-фактур, накладных (УПД), актов выполненных работ;

- их регистрация в бухгалтерских программах (1С).

2. Ведение участков учета:

- расчеты с поставщиками и подрядчиками: контроль за оплатой счетов, сверка взаимных расчетов;

- расчеты с покупателями: выписка счетов на оплату, первичных документов;

- сбор и подготовка первичных документов для бухгалтерии (счета, акты, накладные от поставщиков услуг и клиентов);

- ведение учета мелких финансовых операций (например, выдача и учет подотчетных средств на хозяйственные нужды).

III. Административно-хозяйственные обязанности

1. Обеспечение офиса расходными материалами:

- контроль, закупка и пополнение канцелярских товаров, хозяйственных средств (бытовая химия, вода для кулера, кофе/чай), расходников для оргтехники (бумага, картриджи).

-ведение учета и минимизация затрат;

- работа с оргтехникой и связью:

· организация обслуживания, ремонта и заправки принтеров, сканеров, копиров.

· контроль за работой телефонии, интернета, видеосвязи. Взаимодействие с провайдерами.

- обслуживание офисного пространства:

· контроль за чистотой и порядком.

· организация вывоза мусора.

Знания:

- основы делопроизводства и архивного дела;

- знание бухгалтерского (на базовом уровне);

- требования к первичным учетным документам.

Умения:

- внимательность, аккуратность, усидчивость;

- высокая степень ответственности и организованности;

- умение работать с большими объемами информации и соблюдать дедлайны;

- хорошие навыки владения ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook) 1С (бухгалтерия, торговля);

- грамотная устная и письменная речь;

- многозадачность и стрессоустойчивость: Умение быстро переключаться между десятками мелких задач;

- коммуникабельность и клиентоориентированность: Приятное общение с коллегами, клиентами, гостями, поставщиками;

- внимание к деталям и аккуратность;

- организованность и исполнительность: Соблюдение сроков, ведение списков, контроль заказа.