Менеджер по документообороту

Мы ищем Менеджера по документообороту в небольшую IT-компанию, который будет обеспечивать полный цикл документооборота и эффективное взаимодействие между внутренними отделами компании и внешними контрагентами.

Мы — стартап, создающий продукты будущего из идей о том, как это будущее могло бы быть устроено. У нас много R&D, НИОКР и экспериментов, которые мы делаем или своими руками, или с помощью единомышленников, и все такие взаимодействия нужно делать быстрыми, прозрачными и эффективными.

Обязанности:

• организация и ведение полного цикла документооборота от обработки входящего запроса до финального подписания и архивирования, в т.ч.:
• работа с договорами, открывающими и закрывающими документами (ДС, задания, заказы, приложения, акты и т.д.): заполнение стандартных шаблонов, подготовленных юристами/бухгалтерией; проверка корректности документов, заполненных коллегами или контрагентами, в т.ч. на соответствие ключевым условиями, ранее согласованным коллегами (сроки, суммы, перечень работ и т.д.);
• контроль согласования, подписания и возврата документов: мониторинг статусов в электронном (Контур.Диадок) и бумажном виде, соблюдение дедлайнов и проактивное взаимодействие с подписантами (коллегами и подрядчиками);
• архивация: ведение электронного и бумажного архива, обеспечение оперативного поиска и выдачи информации по запросу;
• координация работы между внутренними отделами компании (руководителями проектов, бухгалтерией, юристами) и внешними контрагентами по принципу единого окна;
• ведение реестров документов (в т.ч. договоров и доверенностей);
• выстраивание и развитие процессов: участие в оптимизации и стандартизации взаимодействия внутри компании и с внешними контрагентами, создание регламентов взаимодействия между отделами и подрядчиками;
• помощь в осуществлении финансового контроля коллегам из финансового блока: отслеживание оплат, получение и систематизация закрывающих документов, формирование регулярных финансовых срезов для бухгалтерии и др.;
• выполнение иных задач для поддержки других подразделений компании (помощь в проведении закупок, организации курьерских доставок и др.).

Требования к кандидату:

• высшее или среднее профессиональное образование (бухгалтерское образование будет плюсом);
• опыт ведения договорной работы и взаимодействия с кросс-функциональными командами;
• уверенный пользователь MS Office (Excel, Word);
• знание систем электронного документооборота будет плюсом;
• системный подход: умение не просто «перекладывать бумажки», а организовывать и оптимизировать процессы;
• коммуникабельность, умение выстраивать взаимодействие с различными подразделениями;
• высокая грамотность, внимательность к деталям и способность эффективно работать в режиме многозадачности.

Условия:

• вакансия предполагает постоянную работу в офисе (преимущественно в офисе в БЦ Прео-8, с периодическими поездками в другие офисы), частичная удаленная работа (1 день в неделю) возможна после испытательного срока по согласованию с руководителем;
• оформление в штат, белая заработная плата;
• ДМС.