Помощник специалиста по сопровождению проектов

Обязанности:

• Подготавливать и оформлять исходящие письма к клиентам, поставщикам и партнёрам в соответствии с корпоративными стандартами;
• Вести реестры входящей и исходящей корреспонденции, систематизировать письма по проектам;
• Проверять полноту и правильность оформления всех документов перед отправкой;
• Архивировать документы проектов и обеспечивать удобный доступ к ним по запросу;
• Создавать и актуализировать файловую структуру для хранения проектной документации;
• Писать письма от лица специалиста по сопровождению или руководителя отдела (при наличии чёткого инструктажа);
• Подготавливать сопроводительные письма к комплектам документов;
• Отправлять информационные уведомления клиентам и партнёрам о статусе проектов;
• Оформлять ответы на запросы и вопросы от заинтересованных сторон;
• Обеспечивать корректность и грамотность всей исходящей корреспонденции;
• Создавать и вести таблицы отслеживания проектов (сроки, статусы, контакты);
• Составлять таблицы согласований и версий документов;
• Вести реестры сметы, расходов и показателей по проектам (под руководством специалиста);
• Обновлять данные в электронных таблицах на основе информации от клиентов и внутренних отделов;
• Подготавливать простые аналитические отчёты и сводки по поручениям руководителя;
• Собирать пакеты документов для отправки клиентам (тех.задания, опросные листы, спецификации, протоколы, акты, счета);
• Проверять наличие всех необходимых документов перед подготовкой пакета;
• Оформлять титульные листы, описи и указатели документов;
• Готовить материалы для совещаний и переговоров (сбор, печать, скрепление);
• Упаковывать и отправлять документы почтой или электронно в соответствии с требованиями;
• Обновлять и актуализировать контакты клиентов, поставщиков и партнёров;
• Ведение записей о телефонных переговорах, встречах и согласованиях;
• Информирование специалиста о поступлении важных писем, запросов или документов;
• Напоминание специалисту о сроках, встречах, согласованиях (по расписанию).

Требования:

• Среднее специальное образование (колледж, техникум) или высшее образование в одной из следующих областей (электротехника, электроэнергетика, автоматика и управление, электроника, машиностроение или смежные технические направления;
• Знание программ: CRM-системы: Bitrix24, MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Zoom, Яндекс телемост.
• Деловая письменная речь: способность писать грамотные, структурированные письма, соблюдая нормы русского языка и деловой этики;
• Работа с оргтехникой;
• Навыки организации информации: понимание систем классификации документов, навыки создания и структурирования файловых папок;
• Работа с CRM (желательно): базовые навыки в Bitrix24 или аналогичной системе;
• Организованность и пунктуальность, грамотность, коммуникабельность, работа в режиме многозадачности.
• Опыт работы в промышленной сфере или B2B бизнесе (даже минимальный);
• Базовое знание электротехнической терминологии (поверхностное);
• Опыт работы с системами учёта и 1C (базовое понимание).

Условия:

• Конкурентный уровень заработной платы по итогам собеседования;
• Работа в стабильной развивающейся «белой» производственной компании;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• ДМС по окончанию испытательного срока;
• Дополнительные льготы и социальные гарантии в соответствии с действующей в компании системой социальной поддержки и развития персонала.