улица Петра Алексеева 6/1
Обязанности:
-
3.1. В соответствии с предметом деятельности на Работника возлагаются следующие обязанности:
3.1.1. В рамках исполнения функции Работа по ведению делопроизводства Управляющего ЦЗН:
3.1.1.1. осуществляет работу по ведению делопроизводства, своевременному исполнению документов по срокам;
3.1.1.2. обеспечивает единый порядок ведения делопроизводства и документооборота, комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Управляющего ЦЗН;
3.1.1.3. проводит консультирование работников Управляющего ЦЗН по вопросам документационного обеспечения;
3.1.1.4. разрабатывает при необходимости унифицированные формы документов, используемых в документационном обеспечении Управляющего ЦЗН;
3.1.1.5. осуществляет работу с электронными базами данных и системами электронного документооборота ГУ СЗ;
3.1.1.6. контролирует создание и ведение справочно-поисковых средств по документам, хранящимся в подразделениях Управляющего ЦЗН (номенклатура дел, описи);
3.1.1.7. составляет сводную номенклатуру дел Управляющего ЦЗН;
3.1.1.8. осуществляет систематизацию документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой дел Управляющего ЦЗН;
3.1.1.9. осуществляет поиск документов в процессе их текущего хранения в Управляющем ЦЗН;
3.1.1.10. осуществляет функции по перенаправлению телефонных звонков руководству и сотрудникам Управляющего ЦЗН;
3.1.1.11. ведет журнал записи посетителей, учет посетителей и оформление пропусков;
3.1.1.12. осуществляет регистрацию входящей в Управляющий ЦЗН корреспонденции в СЭД, в т.ч. поступившей по электронной почте;
3.1.1.13. координирует работу водителей организации;
3.1.1.14. направляет исходящие документы Управляющего ЦЗН по электронной почте, а также на бумажном носителе – по почте России;
3.1.1.15. контролирует соблюдение правил работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, персональные данные или коммерческую тайну.
3.1.2. В рамках исполнения функции работа по обращениям граждан и организаций:
3.1.2.1. принимает и регистрирует все входящие обращения (письменные, электронные, устные) в течение 3 дней с момента поступления;
3.1.2.2. контролирует соблюдение сроков подготовки и направления ответов ответственными исполнителями заявителям в установленные законодательством сроки («контроль исполнительской дисциплины»);
3.1.2.3. формирует ежеквартально отчетность по обращениям/жалобам граждан.
3.1.3. В рамках исполнения функции Защита документов ГУ СЗ от несанкционированного доступа или уничтожения:
3.1.3.1. обеспечивает защиту документов Управляющего ЦЗН от несанкционированного доступа или уничтожения;
3.1.3.2. обязан не разглашать информацию, не распространять видео, фото и иные материалы, ставшие известными при проведении служебных совещаний и т.п;
3.1.3.3. обязан сообщать в письменной форме руководству о ставших ему известными сведений о попытках несанкционированного доступа в СЭД, к документам Управляющего ЦЗН.
3.1.4. В рамках исполнения функции Методическое сопровождение деятельности территориальных ЦЗН по вопросам делопроизводства, организации хранения документов:
3.1.4.1. проводит консультирование работников ТЦЗН по вопросам документационного обеспечения;
3.1.4.2. направляет по СЭД документы, адресованные ТЦЗН.
3.1.4.3. осуществляет сбор предложений по совершенствованию методических материалов по документационному обеспечению ТЦЗН;
3.1.4.4. готовит методические материалы по документационному обеспечению ТЦЗН
3.1.5. В рамках исполнения функции Работа с архивом ГУ СЗ:
3.1.5.1. осуществляет формирование, хранение, передача дел в архив и/или уничтожение;
3.1.5.2. обеспечивает сохранность архивных документов, в т.ч. на различных носителях;
3.1.5.3. организует работу экспертной комиссии по обеспечению контроля состояния и сохранности документов и организации текущего делопроизводства
3.1.5.4. организует работу внутриведомственного архива в ГУ СЗ;
3.1.5.5. осуществляет работу по передаче архивных документов на постоянное хранение в Национальный архив РС(Я) в установленные сроки.
Требования:
- ответственность
- грамотность
- коммуникабельность
- исполнительность
- стрессоустойчивость
Условия:
