Помощник руководителя / Делопроизводитель

Приглашаем на позицию Помощник руководителя / Делопроизводитель в офис компании с удобным графиком работы с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.

Обязанности

• Приём, регистрация и систематизация входящих документов (договоры, письма).
• Отправка документов контрагентам (почта, курьер, электронно).
• Контроль возврата подписанных экземпляров от контрагентов.
• Ведение реестра договоров (статус, даты, ответственные, сроки).
• Формирование и ведение бумажного архива (папки, индексация, быстрый поиск).
• Контроль сроков по договорам (окончание, продление, обязательства).
• Взаимодействие с бухгалтером и юристом по документам (передача, уточнения).
• Работа с физической кассой. (пробитие чеков за аренду оборудования.)
• Напоминания о просроченных и предстоящих платежах.
• Передача информации бухгалтеру по оплатам и чекам.
• Приём входящих звонков, писем, сообщений в Telegram.
• Первичная квалификация обращений (кто, по какому вопросу, срочность).
• Фиксация входящих обращений и контроль их передачи ответственным в день поступления
• Подготовка документов к подписанию руководителем.
• Регулярная отправка документов и информации Партнёрам/контрагентам.
• Приём поручений от руководителя.
• Ежедневная проверка статусов задач и напоминания исполнителям.
• Ведение реестра произведённого и отгруженного оборудования (дата, номер, статус, Арендатор).
• Ведение таблицы взаиморасчётов с производством (сумма обязательств, оплаты, остаток).
• Контроль движения каждой единицы оборудования: произведено → отгружено → закреплено за Арендатором.
• Поддержание порядка в бумажных документах и актуальности реестров.

• Требования:

• Опыт работы в должности администратора, помощник юриста, помощника бухгалтера, помощника руководителя, секретаря - от 1 года.
• Профильное образование- среднеспециальное (экономическое, бухгалтерское, юридическое)
• Знание документооборота, делопроизводства.
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel),
• Навык работы с большим объемом информации, аналитический склад ума.
• Ответственность, оперативность, дружелюбие, высокая степень самоконтроля, инициативность, честность, готовность к долгосрочному сотрудничеству.
• Условия:
• Оформление по ТК РФ, полный рабочий день

• График работы: 5/2, рабочий день с 10:00 до 18:00
  Работа в офисе компании
  Стабильная заработная плата 2 раза в месяц