Главный специалист сектора делопроизводства

Обязанности:

• осуществлять координацию деятельности по исполнению решений руководителя;

• вести сроковый текущий и предупредительный контроль;

• проверять исполнение поручений в установленный срок;

• предупреждать работников об истечении срока исполнения поручений;

• осуществлять фиксацию исполнения поручений;

• составлять проекты распорядительных (приказы, распоряжения)
  и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);

• печатать служебные документы и материалы;

• контролировать прохождение документов в организации (согласование, подписание и утверждение документа);

• получать, предварительно рассматривать и сортировать поступающие в Учреждение документы;

• подготавливать документы для рассмотрения руководителем;

• организовывать доставку документов исполнителям, осуществлять отправку корреспонденции Учреждения;

• разрабатывать разделы номенклатуры дел Учреждения;

• формировать и оформлять дела постоянного, долговременного хранения;

• комплектование архивными делами (документами) архива
  в соответствии с номенклатурой дел;

• приём архивных дел (документов) на различных носителях
  на хранение;

• систематизация и формирование дел (документов) временного хранения в своём секторе;

• учёт описей дел временного хранения своего сектора
  в традиционном и электронном виде;

• подготавливать и передавать дела в архив Учреждения;

• осуществлять сбор и переработку информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений;

• проверять достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключая дублирование информации;

• выявлять наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных по направлению деятельности;

• организовать обмен информацией между подразделениями
  и должностными лицами Учреждения;

• в соответствии с резолюцией директора Учреждения передавать документы на исполнение;

• вести учёт получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы;

• проверять правильность составления и оформления документов.

• Главный специалист отвечает за своевременное получение
  и отправку входящей и исходящей корреспонденции (в т.ч. посредствам электронного документооборота, почтовым отправлением, нарочно).

• Главный специалист ведёт работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск; обеспечивает сохранность входящей (исходящей) служебной документации.

• Главный специалист принимает участие в подготовке документов, образовавшихся в процессе деятельности Учреждения, для сдачи в архив Учреждения.

Требования:

• высшее образование, опыт работы 2 года