Административный менеджер/офис-менеджер/ассистент руководителя

Ищем административного менеджера — человека, который возьмёт на себя все организационные вопросы, поможет поддерживать порядок и создавать уют в наших пространствах. Вы — тот самый «главный по порядку», который делает работу компании комфортной и стабильной.

САМАЯ БЛИЖАЙШАЯ И ИНТЕРЕСНАЯ ЗАДАЧА — ПЕРЕЕЗД В НОВУЮ ЛОКАЦИЮ:
У нас новоселье! Вы станете главным организатором этого процесса.

Планирование и координация переезда (логистика, поиск и контроль подрядчиков).

• Упаковка, маркировка и инвентаризация всего имущества компании.

• Контроль расстановки мебели и техники на новом месте.

• Настройка связи (телефония, интернет, чаты), чтобы первый рабочий день на новом месте прошёл идеально.

А ТАКЖЕ РЕГУЛЯРНЫЕ ЗАДАЧИ:

1. Связь и коммуникации:

• Организация рабочего онлайн-пространства (Telegram-чаты, почта).

• Администрирование телефонии и приём входящих звонков.

• Вы — центр коммуникаций, который соединяет людей и отделы, главный организатор встреч.

2. Контроль и порядок (помощь руководителям):

• Ежедневный сбор информации по сотрудникам: кто на месте, кто нет.

• Помощь в соблюдении внутреннего распорядка, чтобы все чувствовали себя комфортно, но правила работали.

• Ведение табеля рабочего времени, согласование отпусков, календарь дней рождений (создаём уют).

3. Документы и отчетность:

• Участие в создании и контроле регламентов и инструкций.

• Организация электронного хранения важных документов.

• Ведение вспомогательных таблиц (учёт имущества, товаров, инвентаризация) для руководителя и бухгалтера.

• Помощь в 1С (проведение отчетов, занесение данных) — не бойтесь, научим.

4. Хозяйство и логистика:

• Встреча курьеров, приемка поставок материалов и товаров.

• Координация доставок (СДЭК, Деловые Линии и др.).

• Решение текущих «хозяйственных» вопросов (взаимодействие с арендодателем, коммунальщиками, охраной).

• Участие в инвентаризациях (присваиваем номера новым вещам).

5. Жизнь команды:

• Помощь в организации корпоративных мероприятий.

• Выдача пропусков новым сотрудникам, оповещения о важных событиях.

КТО НАМ НУЖЕН:

• Опыт работы ассистентом, офис-менеджером или администратором от 1 года. Если есть опыт организации переездов будет большим плюсом.

• Организованность: вы умеете составлять списки и документы без ошибок и ничего не забывать.

• Коммуникабельность: умеете находить общий язык с самыми разными людьми (от курьера до гендира).

• Техническая грамотность: уверенный пользователь ПК (Excel/таблицы — обязательно), готовность работать в 1С и другими оболочками и приложениями.

• Активная жизненная позиция: вам не всё равно, вы хотите предлагать идеи, а не просто исполнять.

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

• Формат работы гибкий: часть задач вы будете выполнять в офисе (ул. Зоологическая), часть — на выездах по городу, а что-то можно делать удалённо. Всё зависит от конкретной задачи, договариваемся по ситуации.

• Интересные задачи: каждый день не похож на предыдущий.

• Классная команда: мы дружные и адекватные, без токсичности.

• Тестовый период: 1 месяц с обратной связью и поддержкой.

  Если вы узнали себя, любите порядок, но не любите скуку, готовы и к бумажной работе, и к активным задачам и хотите стать важным человеком в нашей команде — жмите «Откликнуться»! Расскажите немного о себе в сопроводительном письме, и мы обязательно встретимся и обо всём договоримся.