Офис-менеджер

О нас: Консалтинговая фирма White Square с офисами в Москве и Дубае, занимающая ведущие позиции в рейтингах Право-300 и Коммерсантъ, включая практику в ОАЭ. Команда White Square – выходцы из международных и российских юридических фирм Cleary Gottlieb, White & Case, Squire Patton Boggs, CMS и LECAP, насчитывает более 70 человек (более 50 в Москве и более 20 в Дубае).

Кто нам нужен: Офис-менеджер с опытом работы в международных компаниях, который обеспечит высокие стандарты управления офисами компании в Москве, Дубае и Гонконге в рамках утверждённого бюджета и высокие стандарты сервиса сотрудникам компании и, в особенности, сотрудникам зарабатывающих подразделений.

Обязанности:

1. Руководство командой административных служб (бизнес-ассистенты, водители, уборщицы) в Москве, Дубае и Гонконге, определение функционала, постановка задач, учет рабочего времени, оценка эффективности и качества предоставляемого сервиса.

2. Управление офисами компании:

- разработка и контроль соблюдения стандартов обслуживания всех офисов

- контроль закупок в рамках бюджета на административно-хозяйственные расходы

- контроль взаимодействия с арендодателями

- выбор наилучших подрядчиков на закупку товаров и услуг

- материально-техническое обеспечение рабочих мест сотрудников

- подготовка рабочих мест для новых сотрудников

3. Обеспечение регулярного и своевременного документооборота:

- контроль документов, связанных с деятельностью офиса (доверенность, лицензии, страховки, договора аренды, подписки на сервисы и т. д.)

- контроль реестра подрядчиков (такси, мероприятия, переводы, АХО) и ведение договоров по текущим заказчикам и заключение договоров с новыми подрядчиками в соответствии с правилами и стандартами компании

- внешний документооборот, отправка, получение и регистрация документов

4. Обеспечение высокого уровня сервиса для внутренних клиентов (сотрудников компании) с помощью команды бизнес-ассистентов:

- контроль бронирования переговорных, встреча гостей

- контроль оформления командировок, представительских и командировочных отчеты

- тревел поддержка сотрудников, бронирование и покупка билетов регистрации на рейс

- занесение активностей в Битрикс

- ведение отчетности

- координация водителей

Что мы хотим в Вас видеть:

• Высшее образование;
• Опыт на аналогичной позиции от 3-х лет;
• Опыт руководства командой от 5 человек;
• Продвинутый пользователь MS Word, Excel;
• Высокий уровень организации и самостоятельности;
• Английский язык на уровне не ниже B2.

Мы предлагаем:

• Достойный уровень заработной платы, состоящий из оклада и бонусов по результатам работы. Оклад обсуждается с успешными кандидатами индивидуально по результатам собеседования;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Офис в центре Москвы в районе метро "Чистые Пруды";
• Обеды в офисе;
• Расширенный ДМС со стоматологией;
• Компенсация занятий спортом.

В сопроводительном письме просьба указать ожидания по уровню заработной платы.