Офис-менеджер / менеджер по организации мероприятий

Реализация задач офис-менеджмента (50%)

• Обработка входящих писем и звонков, ведение переписки и общение на русском, немецком и, реже, английском языках
• Получение, отправка и обработка корреспонденции (бумажных писем, документов)
• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-центра по текущим и хозяйственным вопросам (обмен документами, оформление пропусков и пр.)
• Коммуникация с компаниями-членами ВТП, арендаторами офиса и потенциальными партнерами в качестве Key Accont Manager
• Подготовка деловых встреч руководства и арендаторов, бронирование переговорных, помощь в подготовке мероприятий арендаторов
• Заказ необходимых товаров и услуг для функционирования офиса

Организация мероприятий «под ключ» в составе команды - от идеи до реализации (50%):

• Подготовка контента для мероприятий: подбор актуальных отраслевых тем, поиск спикеров и инфо-партнеров, коммуникация со спонсорами
• Взаимодействие с площадками и подрядчиками (кейтеринг, фото/видео, перевод, типографии и проч.)
• Подготовка презентаций, баннеров, флаеров в digital-формате и на печать
• Ведение базы данных участников, спикеров, партнеров, клиентов и членов ВТП
• Написание текстов: официальные письма, анонсы, новости, e-mail-рассылки, статьи на русском и немецком языке
• Публикация информации на сайте, работа с сервисом рассылок, CRM-системой, внутренними digital-приложениями
• Техническое и организационное сопровождение мероприятий (коммуникация с гостями, взаимодействие с подрядчиками и командой мероприятия, помощь в организации мероприятия на площадке)

Требования:

• Знание немецкого языка не ниже уровня С1
• Грамотный русский язык, владение устным и письменным немецким (B2-С2) языком - умение дипломатично общаться с командой, партнерами, гостями мероприятий
• Умение работать в режиме многозадачности и способность не теряться, если надо сделать сразу несколько задач в сжатые сроки
• Организационные и коммуникационные навыки
• Ответственность, оперативность, желание и умение обучаться новому и «схватывать на лету»
• Продвинутый уровень пользователя MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Навыки работы в Figma, Zoom, Bitrix, WmiX будут преимуществом
• Готовность к работе в офисе в Санкт-Петербурге (без удаленки или гибрида), а также на мероприятиях – в дни мероприятий ненормированный рабочий график

Условия:

• Официальное оформление трудовой деятельности, а также ДМС после прохождения испытательного срока.
• Собственный современный офис в бизнес-центре класса А «Аквилон Линкс» (Парфеновская, 12) – отдельное рабочее место, ноутбук, монитор, мобильная связь и доступ ко всем программам.
• Интересные разнообразные задачи по масштабным проектам. Участие в организации форумов, приемов, деловых завтраков, закрытых встреч, общение с первыми лицами международных и российских компаний.
• Нет рутины. Работа с людьми, проектами, идеями. Можно быть креативным, самостоятельным и смелым, постоянно учиться и развиваться внутри команды.