Офис-менеджер/секретарь

Обязанности:

• прием и распределение входящих звонков
• проверка и распределение входящей электронной почты
• ведение реестра исходящей документации, подготовка пакета документов на доставку для курьера (приветствуется знание Москвы и МО). Контроль работы курьера.
• подготовка к отправке почтовых отправлений, отслеживание сроков аренды а/я и своевременное их продление
• работа с курьерскими службами (Достависта, СДЭК, Яндекс.Доставка и др)
• поддержание работоспособности офиса (заказ воды, чай/кофе, одноразовая посуда, бытовая химия, канцтовары и т.д.), взаимодействие с арендодателем - по вопросам парковки, пропусков, замене лампочек, прохода на территорию и прочее
• сбор документов для вип-клиентов (подтверждение проведенных работ на участке Заказчика - маршрутные листы (сканы) с отметкой Заказчика)
• заказ в типографии наклеек/табличек (по необходимости)
• внесение входящих звонков и запросов в таблицу Excel
• ведение табеля рабочих дней
• отслеживание своевременной оплаты мобильной связи, интернета. Взаимодействие с мобильными операторами по вопросам переоформления номеров между компаниями, техническим вопросам.
• ведение реестра входящих документов (почта, курьер, база, администраторы), их распределение
• по необходимости - сбор документов для нотариуса/юриста
• работа со сканером
• взаимодействие с пунктами слива и лабораториями по своевременной передаче протоколов анализов, оформление пропусков на сотрудников и на авто для въезда на пункты приема ЖБО, подготовка сопроводительных/информационных писем
• подготовка и отправка документов между подразделениями (по необходимости)
• выполнение личных поручений руководства (где-то что-то забрать/отвезти, заполнить документы, записать к нотариусу и т.д.)

Требования:

• опыт работы на аналогичной должности с аналогичными обязанностями не менее 3 лет
• умение работать в режиме многозадачности
• стрессоустойчивость!!!
• грамотная устная и письменная речь
• ПК: на уровне уверенного пользователя
• Знание офисной оргтехники (ксерокс, сканер, принтер)
• Образование: не ниже среднего
• Умение работать с большим объемом информации
• Внимательность, ответственность, коммуникабельность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость

Условия:

• График работы 5/2, с пн по пт, 9.00-18-00, офис в 5 минутах ходьбы от ст. метро ВДНХ
• Оформление по ТК РФ