Офис-менеджер/ Администратор на ресепшен

Группа компаний «Новый Дон» — лидирующая строительная компания Поволжья. С 1998 года занимается строительством и введением в эксплуатацию жилых домов, коммерческих и муниципальных объектов. Надёжный работодатель с 25-летней историей.

В связи с открытием нового офиса, приглашаем в свою команду клиентоориентированного, доброжелательного администратора на ресепшен.

Мы ищем специалиста, который умеет создавать атмосферу, где соединяются безупречный сервис, молниеносная реакция на запросы и блестящая организация процессов. От его профессионализма зависит первое впечатление и общее восприятие сервиса.

Это ключевой координатор повседневной жизни, который связывает клиентов, гостей, напрямую влияя на общее восприятие качества объекта.

Обязанности:

1. Клиентский сервис и коммуникация:

• Прием и сопровождение гостей:
  • Встреча, приветствие и прием посетителей, гостей офиса.
  • Прием входящих звонков, консультирование и перенаправление звонков по сотрудникам компании.
• Работа с почтой и корреспонденцией:
  • Прием, сортировка и распределение почты, документов, курьерских доставок.
  • Обеспечение сохранности посылок до получения адресатом.
  • Информирование получателей.

• 2. Административно-организационные задачи

• Ведение документооборота:
  • Подготовка документов и выполнение заданий для руководителя.
  • Поиск и анализ информации по заданию руководителя.
  • Запрос и сбор документов от сторонних организаций.
  • Выполнение поручений от отделов (сканирование, копирование и аналогичные задачи).
• Организационные задачи:
  • Сбор, закупка и распределение заявок на приобретение канцтоваров по отделам.
  • Контроль наличия и заказ хоз.товаров, продуктов для отдела продаж и руководителя. Распределение данных товаров по зонам хранения.
  • Первичная обработка заявок от сотрудников (мелкий ремонт, IT-проблемы, температурный режим) с дальнейшей передачей в соответствующие службы для решения и контроль результата. Контроль за заправкой картриджей.
• Контроль чистоты и порядка в зоне ответственности (холл, ресепшен, зоны ожидания):
  • Визуальный контроль качества ежедневной уборки внутри здания и снаружи (уборка территории на улице, полив).
  • Оперативная связь со службой клининга при необходимости.
  • Уход за живыми цветами в кабинете.

Требования:

• Опыт работы от 3х лет.
• Техническая грамотность: Уверенный пользователь ПК. Умение работать с оргтехникой.

• Грамотная (четкая), хорошо поставленная устная и письменная речь
• Деловой стиль.
• Организационные навыки: многозадачность, внимательность к деталям, аккуратность в ведении документов, хозяйственный подход.
• Дипломатичность и доброжелательность: Умение решать спорные ситуации, эмпатия (интерес к людям). Стрессоустойчивость.
• Самостоятельность.

Мы предлагаем:

• Работу в слаженной команде одного из крупнейших застройщиков Самарской области.

• Оборудованное рабочее место в светлом и просторном офисе (ул. Мичурина м. Российская - 5 минут пешим шагом ) ЖК "Самара Сити"
• График работы: будние дни с 9:00 до 18:00
• Оформление по ТК РФ, белая заработная плата (2 раза в месяц, без задержек)
• Заработная плата обсуждается после собеседования
• Долгосрочное сотрудничество в надежной и устойчивой компании
• Возможность профессионального роста и обучения
• Работа в динамично развивающейся отрасли
• Дружный коллектив, корпоративные мероприятия
• Участие в интересных проектах