Офис-менеджер/помощник руководителя

Обязанности:

• Административные

  Документооборот — регистрация входящей и исходящей корреспонденции, контроль их движения внутри компании, документооборот генерального директора

• Контроль исполнения поручений — отслеживание сроков выполнения заданий руководства, напоминание ответственным лицам.
• Информационное обеспечение — своевременное информирование сотрудников о важных событиях, изменениях в регламентах, предстоящих мероприятиях.
• Взаимодействие с контрагентами — получение и отправка документов( в том числе и по почте), первичное взаимодействие с представителями других компаний.
• Приём и распределение телефонных звонков, передача сообщений и направление обращений в нужные отделы.
• Планирование встреч, совещаний и деловых переговоров — офис-менеджер бронирует переговорные комнаты, готовит раздаточные материалы, обеспечивает наличие техники и напитков.
• Организация командировок — заказывает билеты, бронирует гостиницы и согласовывает логистику.
• Помощь в подготовке внутренних и внешних мероприятий — собеседований, тренингов, корпоративных встреч, конференций, семинаров и других событий, регистрация сотрудников на мероприятия
• Обеспечение офиса необходимыми товарами — регулярная закупка канцелярских принадлежностей, бумаги, картриджей и других расходных материалов.
• Контроль за состоянием офисного оборудования — при выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ.
• Организация работы обслуживающего персонала — уборщиков, курьеров, ремонтников, а при необходимости — и других вспомогательных сотрудников.
• Контроль за санитарным состоянием офисных помещений.
• Взаимодействие с подрядчиками для выполнения различных услуг.
• Подготовка и отправка писем и запросов по поручению генерального директора.
• Предоставление необходимой документации руководителю.
• Сбор отчётов по всем отделам по запросу руководителя.
• Своевременное и в полном объёме обработка и представление отчётной и иной документации должностным лицам с соответствующими полномочиями.

Требования:

• Образование: минимум среднее специальное, предпочтительно высшее (направления: менеджмент, экономика, деловое администрирование).
• Опыт работы: не менее 5 лет на схожей должности
• Компьютерная грамотность: уверенное владение MS Office (особенно Excel), навыки работы с оргтехникой
• Организационные навыки. Умение расставлять приоритеты и управлять временем.
• Грамотность, ответственность

Условия:

+График работы 5/2 (с 10 – 19) , сб\вскр. выходной;

+ Стабильный уровень дохода, официальное оформление;

+ Возможность работы в крупнейшем СМИ России;

+ Интересные задачи и профессиональная реализация.

+ Офис в центре Петербурга