Офис-менеджер

Обязанности:

1. Документооборот и контроль:

• Подготовка, оформление и редактирование служебной документации (письма контрагентам, приказы, распоряжения, служебные записки) в Word и Excel.
• Формирование и ведение журналов учета (журналы допусков, инструктажей, входящей/исходящей документации).
• Оформление допусков и пропусков для сотрудников (при необходимости).
• Ведение рабочей документации, связанной с контрактами: отслеживание сроков действия, напоминание ответственным лицам о приближении контрольных дат, формирование сопутствующих документов.
• Контроль исполнения поручений и сроков выполнения задач (сбор информации у отделов, фиксация статусов).
• Систематизация документов и поддержание порядка в электронном и бумажном архиве.
• Обеспечение работы оргтехники (принтеры, сканеры) — своевременная заправка картриджей, вызов обслуживания при поломках.

2. Работа в Битрикс24:

• Работа ведется в Битрикс24 — постановка задач, контроль их выполнения, обмен документами.
• Администрирование Битрикс24: добавление новых сотрудников, настройка прав доступа, создание групп и структуры компании, наполнение разделов, техническая поддержка коллег по работе в системе.
• Контроль заполнения отчетности и задач в Битрикс24 сотрудниками отделов, напоминание о сроках.

2. Коммуникация и информационный обмен:

• Прием и распределение входящих телефонных звонков.
• Ежедневный контроль общих электронных почтовых ящиков компании: сортировка входящих писем, перенаправление их адресатам, формирование ответов на типовые запросы.
• Взаимодействие со всеми отделами: сбор заявок на расходные материалы, инструменты или документы, оперативное реагирование на запросы сотрудников.
• Передача распоряжений и информации между отделами и руководителями.

3. Хозяйственное и материальное обеспечение:

• Обеспечение офиса расходными материалами: канцелярия, бумага, хозтовары (мыло, салфетки, средства для уборки).
• Закупка продуктов для офиса: вода, чай, кофе.
• Контроль состояния офисных помещений: поддержание чистоты и порядка.
• Контроль топливных карт в личном кабинете поставщика: мониторинг баланса, заказ новых карт, блокировка утерянных, выгрузка отчетов.

4. Административная поддержка отделов:

• Помощь в подготовке документов для участия в тендерах или конкурсах (если требуется).
• Взаимодействие с почтовыми службами для отправки корреспонденции.
• Участие в организации внутренних мероприятий (поздравления коллег, планерки).
• Выполнение отдельных поручений руководителей, связанных с обеспечением текущей деятельности (поиск информации, заказ чего-либо, звонки в сторонние организации, подготовка / запрос документов).

Требования:
​​​​​​​

• Высшее или неоконченное высшее образование.
• Уверенное владение ПК: Microsoft Office (Word, Excel — умение работать с таблицами, сортировать данные), Битрикс24, интернет, электронная почта, оргтехника.
• Опыт работы с документацией (приветствуется понимание основ делопроизводства).
• Грамотная устная и письменная речь (важно для переписки с контрагентами и общения внутри компании).
• Внимательность к деталям, аккуратность, умение доводить дело до конца.
• Личные качества: ответственность, пунктуальность, вежливость, стрессоустойчивость, доброжелательность.
• Способность работать в режиме многозадачности и находить общий язык с разными людьми (от строителей до бухгалтеров).

Условия:
​​​​​​​​​​​​​​

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Оформление по ТК РФ (оплачиваемые отпуск и больничный, стаж).
• Стабильная заработная плата 2 раза в месяц.