Координатор

Мы – ГК «ПРОМОМЕД», инновационная российская фармацевтическая компания полного цикла, занимающаяся разработкой, производством и продвижением рецептурных и безрецептурных препаратов в социально важных терапевтических областях: онкология, эндокринология, инфекционные заболевания, ментальное здоровье, здоровье опорно-двигательного аппарата.

И сейчас мы ищем Координатора способного усилить команду.

Пожалуйста, указывайте, ваши зарплатные ожидания в сопроводительном письме. Кандидаты без указания финансовых ожиданий не рассматриваются.

Чем вам предстоит заниматься:

• Управление документооборотом:

• Организация, согласование и поддержание документооборота в ERP-системе (1С) и корпоративных файлообменных сервисах.
• Обеспечение своевременной архивации документов.
• Документарное сопровождение деятельности Общества: лидирование процессов согласования договоров, счетов и прочих документов, а также их оперативное внесение в соответствующие базы данных и информационные системы.
• Полное ведение электронного документооборота с клиентами посредством систем «Диадок» и аналогичных платформ.
• Оформление, регистрация и управление входящей/исходящей корреспонденцией, а также внутренними документами (приказы, служебные записки, письма).
• Ведение электронного и бумажного архива всей документации Общества.
• Контроль сроков подписания и предоставления всех необходимых документов.

• Коммуникации и взаимодействие:

  • Ведение деловой переписки с клиентами, оперативная обработка входящих запросов.
  • Прием входящих телефонных вызовов, первичное консультирование и, при необходимости, переадресация.
  • Эффективное распределение почтовой и электронной корреспонденции.
  • Взаимодействие с различными подразделениями Общества для централизованного сбора и предоставления информации.
  • Подготовка корпоративных рассылок о внутренних изменениях и информирование сотрудников Общества.

• Организация мероприятий и поддержка:

  • Подготовка и координация организационных аспектов рабочих встреч, совещаний и переговоров (оповещение участников, формирование повесток и подготовка необходимых материалов).
  • Оформление протоколов совещаний, а также последующий контроль за исполнением принятых поручений и решений.
  • Организация проектных мероприятий: воркшопы, рабочие группы.
  • Координирование проведения мероприятий, выставок, конференций с полным ведением сопроводительного документооборота.
  • Встреча и приём гостей, делегаций, организация командировок, включая бронирование билетов и гостиниц.

• Информационная поддержка и отчетность:

  • Подготовка простых отчетов, таблиц и презентаций в соответствии с установленными шаблонами.
  • Подготовка отчетности по запросу руководства.
  • Мониторинг статуса выполняемых задач, своевременное напоминание ответственным сотрудникам о приближающихся сроках исполнения (дедлайнах).

• Административно-хозяйственное обеспечение:

  • Обеспечение Общества всеми необходимыми канцелярскими товарами и расходными материалами.
  • Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг (клининговые службы, охрана, операторы связи).