Помощник директора по развитию (аренда, ресурсоснабжающие организации, документооборот)

Обязанности:

1. Документооборот и учёт

• Введение документооборота: контроль движения документов
• Контроль за оплатой счетов: ежедневная печать счетов
• Внесение счетов в таблицу: ежедневное обновление базы данных для контроля оплат.
• Выставление счетов субарендаторам: ежемесячное формирование до 25 числа
• Договора аренды, субаренды: подготовка, согласование, подписание и архивирование.
• Ведение реестра вывесок и кондиционеров: ежеквартальный аудит для соблюдения оплат
• Ведение информационной таблицы: ежемесячное обновление статусов по договорам аренды/субаренды
• Составление претензий/писем: подготовка официальной переписки по необходимости.
• Составление служебных записок/доверенностей: оформление внутренних документов для сотрудников или контрагентов

2. Учет ресурсов и эксплуатация приборов

• Сбор показаний счетчиков: ежемесячный запрос данных.
• Занесение показаний в реестр: фиксация данных для расчётов.
• Опломбировка счетчиков: контроль целостности пломб при проверках или поверках.
• Ведение реестра КУ (коммунальных услуг): обновление данных раз в 2 месяца.
• Выставление счетов на КУ субарендаторам

3. Хозяйственное обеспечение и закупки

• Инвентаризация: текущая (при закупках) и глобальная (весной).
• Закупка товаров: обеспечение офиса или торговых точек необходимыми материалами.

4. Обслуживание торговых точек (клининг, тех.обслуживание оборудование и тд)

• Клининг: организация уборки помещений
• Дератизация: еженедельная контроль за обработкой торговых точек

• Сервис по насосам: организация выезда мастера
• Контроль заявок по оборудованию:
  • Холодильное и печное: еженедельный мониторинг, направление на согласование руководителю.
  • Кондиционирование и вентиляция: усиленный контроль в сезон (еженедельно) направление на согласование руководителю.

5. Логистика и персонал

• Организация грузоперевозок: планирование маршрутов, контроль работы грузчиков.
• Формирование маршрутных листов на сотрудников

• 6. Специфические задачи и взаимодействие

• Взаимодействие с НЭО / УК по отходам: сдача отчетности, контроль вывоза мусора в Ленобласти.
• Заточка ножей: ежемесячная организация заточки ножей и передача в торговые точки
• Открытие и закрытие торговой точки: подготовка документов, информирование контрагентов
• Организация командировок: бронирование билетов, гостиниц

Требования:

• Уверенный пользователь ПК, уверенное владение офисными программами Word, Excel;
• внимательность, исполнительность, доброжелательность, умение работать в команде
• юридическое образование приветствуется.

Условия:

• Трудоустройство согласно ТКРФ
• Молодой и дружный коллектив
• Стабильная компания.