Хотите работать в сфере международных программ и помогать команде сопровождения держать процессы в порядке — без холодных продаж и лишнего стресса?
Deutscher Agent ;Мир 360) - это миграционное агентство, которое сопровождает клиентов на программах Au Pair, волонтёрство (BFD), Ausbildung и др. Основатель агентства, Артём Шевцов, сам прошёл путь переезда по этим программам и окончил учёбу в Otto-von-Guericke Universität Magdeburg.
Сейчас мы расширяем команду и ищем администратора отдела сопровождения.
Это роль для человека, который любит порядок, умеет работать с документами, таблицами и регулярными процессами.
Администратор помогает команде сопровождения поддерживать систему в рабочем состоянии: следит за актуальностью данных, шаблонов, регламентов, таблиц и организационных процессов внутри отдела.
В работе есть понятная структура задач, инструкции, шаблоны, чек-листы и повторяющиеся процессы.
Важно не просто выполнять поручения, а замечать несостыковки, поддерживать порядок и помогать команде работать чётко и системно.
Что вы будете делать
— выдавать доступы новым сотрудникам к документам, таблицам и рабочим инструментам
— помогать с онбордингом: знакомить с базовыми рабочими процессами и инструментами
— проверять корректность заполнения дашбордов, таблиц, папок и калькуляторов
— поддерживать в актуальном состоянии базу знаний, регламенты, шаблоны и рабочие документы отдела
— оформлять и систематизировать документы, шаблоны и инструкции в едином формате
— создавать рабочие чаты с клиентами, заполнять организационные данные и помогать с рабочей почтой
— отправлять клиентам шаблоны, гайды и регулярные организационные сообщения
— контролировать актуальность аналитики, собирать данные и поддерживать регулярную отчётность
— вести протоколы встреч, сохранять записи и публиковать основные итоги встреч для команды
— составлять анонсы, адженды встреч и организационные сообщения внутри отдела
— вести график работы отдела и поддерживать порядок в операционных задачах
Кого мы ищем
Роль подойдёт вам, если вы:
— собранный, спокойный и системный человек
— любите порядок в документах, таблицах и процессах
— не боитесь рутинных и повторяющихся задач
— умеете замечать ошибки, несостыковки и недочёты
— внимательны к деталям и аккуратны в работе
— умеете одновременно держать в фокусе несколько задач
— умеете работать по регламентам, шаблонам и чек-листам
— спокойно и корректно общаетесь с коллегами и руководителем
— умеете не теряться в потоке задач и соблюдать дедлайны
Требования
— высокий уровень грамотности на русском языке
— уверенная работа с Google Docs / Google Sheets / Google Drive / Google Calendar
— опыт в административной, координаторской или операционной роли будет преимуществом
(администратор, координатор, офис-менеджер, операционный помощник, project/support coordinator и т.п.)
— умение работать с таблицами, данными, формулами и регулярной отчётностью
— опыт ведения документов, инструкций, регламентов или баз знаний
— навык деловой письменной коммуникации
— высокий уровень самоорганизации, ответственности и пунктуальности
Будет плюсом
— опыт работы с CRM-системами
— опыт онбординга сотрудников
— опыт протоколирования встреч и организации внутренних процессов
— опыт стандартизации шаблонов, документов и рабочих процессов
Знание немецкого языка не является обязательным.
Опыт в миграционной сфере также не требуется — всему обучим.
Условия
— удалённая работа
— полный рабочий день
— понятная система задач и процессов
— работа без холодных продаж
— инструкции, шаблоны и рабочие материалы
— поддержка руководителя и команды
— возможность роста как в доходе, так и в роли внутри команды
Обучение
— онбординг по внутренним процессам и инструментам
— обучение работе с базой знаний, шаблонами, документами и таблицами
— понятные инструкции и регламенты
— поддержка в период адаптации
Как проходит отбор
Отклик на вакансию и короткая информация о себе + ответ на вопрос:
«Почему именно вы подходите для этой роли?»
Заполнение короткой анкеты
Небольшое тестовое задание
(например: работа с таблицей, оформление текста, проверка ошибок, протоколирование)
Интервью
Договор и старт работы
Если вам нравится наводить порядок в процессах, работать с документами, таблицами и помогать команде работать системно — будем рады познакомиться.
