Администратор проектов

Обязанности:

• Управление закупочными процессами в ИТ: подготовка (в части договорной деятельности) и согласование технических заданий, спецификаций и обоснований для проведения закупок оборудования, программного обеспечения и услуг в соответствии с внутренними регламентами.
• Сопровождение договоров на всех этапах: контроль сроков поставки, выполнения работ по разработке и внедрению систем, ведение реестра договоров департамента, обеспечение исполнения обязательств сторонами.
• Взаимодействие с поставщиками и производителями: поиск и анализ поставщиков серверного оборудования, комплектующих и программного обеспечения, сбор коммерческих предложений, сравнение условий и подготовка аналитики для принятия решений.
• Документационное обеспечение деятельности департамента: подготовка и согласование проектов внутренних нормативных документов (приказы, положения, регламенты), контроль их регистрации и введения в действие.
• Контроль первичной учетной документации: проверка актов, накладных и счетов-фактур на соответствие условиям договора, взаимодействие с бухгалтерией для своевременного закрытия этапов.
• Аналитика и отчетность: формирование аналитических отчетов и презентаций.
• Финансовое взаимодействие: подготовка реестров на оплату, согласование платежей с финансовым отделом и бухгалтерией, проверка контрагентов.
• Планирование закупок (ГКПЗ): сбор потребностей, формирование и корректировка годовой комплексной программы закупок, включая ИТ-направление.
• Бюджетирование: участие в планировании и корректировке бюджета доходов и расходов департамента, контроль исполнения.
• Организация совещаний и встреч: подготовка и проведение встреч, совещаний и видеоконференций с подрядчиками и внутренними командами, ведение протоколов и контроль исполнения поручений.
• Кадровое администрирование (в рамках департамента): взаимодействие с отделом кадров по вопросам ознакомления сотрудников с документами, учет рабочего времени и присутствия.
• Сбор и систематизация информации: запрос и обработка данных от структурных подразделений для подготовки отчетов и решений.
• Урегулирование спорных вопросов: оперативное взаимодействие с юристами по разногласиям с контрагентами в рамках договоров и закрывающих документов.
• Исполнение поручений: выполнение задач в соответствии с организационно-распорядительными документами компании.
• Соблюдение стандартов и регламентов: следование правилам внутреннего трудового распорядка, охраны труда, пожарной безопасности, а также стандартам деловой этики и корпоративной культуры.
• Коммуникационная культура: поддержание уважительного и конструктивного взаимодействия с коллегами, руководством и клиентами.

Требования:

• Высшее образование (профиль образования: информационные технологии, экономика, менеджмент).

• Владение инструментами бюджетного планирования, учета и контроля расходов по направлениям деятельности департамента.
• Понимание порядка разработки, согласования, регистрации и введения в действие внутренних нормативных документов (положений, приказов, инструкций).
• Навыки анализа и контроля исполнения договорных обязательств, умение работать с условиями договоров и отслеживать сроки.
• Знание и соблюдение внутренних нормативных документов, приказов, распоряжений, настоящей должностной инструкции и положения о департаменте.
• Уверенное владение персональным компьютером и офисным пакетом программ: операционная система Windows, программы электронной почты, видеоконференцсвязи, текстовые и табличные редакторы, браузеры.
• Практические навыки работы в программных продуктах семейства 1С (Управление холдингом, Документооборот), а также в системах электронного документооборота с контрагентами (например, Saby Docs, Диадок).
• Знание порядка регистрации, учета и хранения документов, правил организации документооборота.
• Владение правилами деловой переписки, умение грамотно излагать мысли в письменной форме.
• Понимание специфики ИТ-рынка: ориентирование в видах лицензирования программного обеспечения (коробочные версии, подписка, лицензии на рабочих местах), знание основ поставок серверного оборудования и комплектующих.
• Навыки ведения переговоров: умение выстраивать взаимодействие с поставщиками и подрядчиками, обсуждать коммерческие и договорные условия.
• Базовые знания в области разработки программного обеспечения и внедрения информационных систем: понимание жизненного цикла ИТ-проектов для эффективного взаимодействия с подрядчиками, разработчиками и участниками проектной команды.
• Внимательность и ответственность при работе с документами и договорами.
• Аналитический склад ума для анализа коммерческих предложений и подготовки отчетности.
• Навыки эффективной коммуникации для взаимодействия с подрядчиками и смежными отделами (бухгалтерия, финансы, юристы).
• Умение работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.

Условия:

• Работа в офисе / частично дистанционно / дистанционно;
• Возможность профессионального развития и карьерного роста;
• Официальное оформление по ТК РФ, полный соц. пакет;
• ДМС, годовой бонус, премии, материальная помощь к отпуску и многое другое.