Руководитель группы делопроизводства и документооборота

В нашу команду мы ищем сильного, системного и зрелого руководителя, который возглавит направление делопроизводства и документооборота, обеспечит безупречное качество процессов, высокий уровень исполнительской дисциплины и дальнейшее развитие функции в компании.

Это роль для профессионала, который умеет выстраивать порядок в корпоративной среде, управлять командой, видеть риски, формировать стандарты, развивать процессы и делать документооборот надежной опорой бизнеса.

Чем предстоит заниматься:

• Координировать работу команды из 4 человек, распределять задачи в Jira, контролировать сроки, качество исполнения и равномерность нагрузки.
• Обеспечивать работе отдела в соответствии с требованиями законодательства РФ, внутренними локальными нормативными актами и корпоративными стандартами.
• Работать в 1С: Бухгалтерия и 1С: Документооборот.
• Визировать проекты договоров, контролировать корректность оформления документов и соблюдение маршрутов согласования.
• Организовывать и контролировать ознакомление сотрудников с приказами, распоряжениями и иными документами по деятельности компании.
• Обеспечивать ведение, систематизацию и сохранность электронного и бумажного архива компании в соответствии с законодательством и внутренними ЛНА.
• Разрабатывать, актуализировать и внедрять инструкции, регламенты и методические материалы по организации документооборота.
• Контролировать, актуализировать и совершенствовать маршруты согласования, обеспечивать их корректную настройку и передачу в исполнение.
• Обеспечивать контроль документов на соответствие инструкции по делопроизводству, внутренним требованиям и стандартам оформления.
• Оптимизировать и контролировать бумажный документооборот и ЭДО, повышать прозрачность, скорость и управляемость процессов.
• Контролировать передачу документов почтой и курьерскими службами, оптимизировать расходы по данному направлению.
• Организовывать выпуск, учет и контроль использования МЧД и ЭЦП.
• Участвовать в развитии функции документооборота, инициировать улучшения, предлагать решения по стандартизации, автоматизации и повышению эффективности процессов.

Мы ожидаем:

• Опыт работы в направлении делопроизводства, документооборота, архивного хранения документов или смежных административных функций на руководящей позиции.
• Практический опыт управления командой.
• Уверенное знание требований законодательства РФ в части делопроизводства, документооборота, архивного хранения документов и оформления организационно-распорядительной документации.
• Практический опыт работы в 1С: Документооборот и 1С: Бухгалтерия.
• Опыт сопровождения процессов согласования договоров, приказов, внутренних документов и маршрутов визирования.
• Понимание принципов работы ЭДО, МЧД, ЭЦП.
• Опыт постановки и контроля задач в Jira будет преимуществом.
• Навыки разработки инструкций, регламентов и внутренних стандартов.
• Системное мышление, высокий уровень организованности, требовательность к качеству, внимательность к деталям и сильные управленческие навыки.
• Умение не только поддерживать действующую систему, но и последовательно развивать ее.

Условия:

• Официальное оформление по ТК РФ.
• Доход: 100 300 gross + ежемесячная премия 25 000 gross.
• График работы - 5/2 с гибким началом дня 9:00-10:00.
• ДМС и гибридный формат работы (2 дня из дома) после прохождения испытательного срока (3 месяца).
• Доступ к сервису скидок BestBenefits и электронной библиотеке AlpinaDigital.
• Яркий и современный офис у м. Дмитровская/Савеловская с бесконечным запасом печенья и фруктов, спортивным залом, PS5 и массажным креслом.
• Статусную управленческую роль с реальным влиянием на качество и устойчивость внутренних бизнес-процессов.
• Возможность развивать функцию делопроизводства и документооборота, формировать стандарты и внедрять системные улучшения.