Делопроизводитель

Обязанности:

В части делопроизводства и общей организации работ:

- Осуществление приема, регистрации, учета и хранения входящей и исходящей документации по подразделению

- Организовывать документооборот в отделе, обеспечивать движение документов в соответствии с резолюциями начальника отдела.

Осуществлять контроль за своевременным рассмотрением и исполнением документов, подготавливать ответы на запросы.

Вести номенклатуру дел отдела, формировать дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

Печатать и тиражировать документы по требованию ИТР (инженерно-технических работников) отдела.

Взаимодействовать с канцелярией/общим отделом головного офиса по вопросам движения документации.

В части электронного документооборота совместно с бухгалтерией:

- Вести электронный документооборот отдела в 1С СЭД.

- Отслеживать поступления электронных документов от контрагентов (счетов, договоров, УПД, актов), их проверка и передача на подписание уполномоченным лицам.

- Отправлять исходящие электронные документы (подписанных актов, договоров, писем) контрагентам.

В части контроля договоров и взаиморасчетов:

- Вести реестр (журнала учета) доходных и расходных договоров по проектам.

- Мониторить сроки действия договоров, направление уведомлений руководителю отдела о необходимости пролонгации, заключения дополнительных соглашений или завершения работ.

- Осуществлять контроль поступления счетов от поставщиков и подрядчиков, сверка счетов с условиями договоров и заявками.

- Осуществлять своевременное заведение счетов на оплату в 1С СЭД, отслеживать статуса оплаты (контроль оплаты счетов).

- Взаимодействовать с бухгалтерией для уточнения произведенных платежей, получение выписок по движению денежных средств в части объекта.

- Контролировать за своевременным предоставлением закрывающих документов от поставщиков (акты выполненных работ, товарные накладные, УПД, счета-фактуры). Сверка их наличия с произведенными оплатами.

- Формирование заявок на выдачу доверенностей для получения ТМЦ.

В части планирования и отчетности:

- Сбор и обработка данных от специалистов отдела для составления проекта плана движения денежных средств (ПДДС / Платежного календаря) на месяц.

- Составление и согласование проекта ПДДС по отделу, учет предстоящих платежей (аренда техники, зарплата, материалы, услуги) и планируемых поступлений от заказчика.

- Подготовка отчетов для руководства и бухгалтерии по дебиторской и кредиторской задолженности в рамках курируемых договоров.

- Участие в проведении инвентаризаций расчетов с контрагентами.

Требования:

• среднее профессиональное или высшее образование (желательно: делопроизводство, экономика, юриспруденция)

• без предъявления требований к стажу работы, либо со стажем работы от 1 года.

Условия:

• График работы -пятидневная рабочая неделя. Выходные дни – суббота, воскресенье.

- С понедельника по четверг с 09-00 до 18-00 ч., обед с 13-00 до 13-48

- Пятница с 09-00 до 17-00 ч., обед с 13-00 до 13-48

• Работа на условиях полной занятости с официальным оформлением, согласно ТК РФ. На территории работодателя.
• Оплата обучения и повышение квалификации, в рамках Вашей должности, за счет Работодателя;
• ДМС после прохождения испытательного срока (включена стоматология, чекап-программы)
• Оплата мобильной связи.